Affärsdokument i teorin

1. Inledning

På den här sidan får du lära dig lite om affärsbrev i teorin. Jag har även skrivit några sidor med övningar, där du alltså kan komplettera med praktik.

Övningarna hittar du från sidorna om Word: www.jonasweb.nu/programkunskap/word.htm

Affärsbrev används i kontakt med företag, myndigheter, organisationer och liknande, formella sammanhang. Men att ett brev är formell behöver inte vara liktydigt med att det är tråkigt!

Förr var det vanligt att affärsbreven utformades av särskilda personer, som notarier, sekreterare, kanslister och skrivarbiträden. Idag skriver vi oftast själva våra affärsbrev. Därför har jag skrivit en liten sida om det.

Jag hoppas att texten (och övningarna) kan ge en liten hjälp på vägen. Jag har försökt underlätta för den som vill förstå vad ett affärsdokument är och när det används.

På sidan med länkar hittar du förslag på böcker och referensmaterial. Läs mer >

2. Vad är ett affärsdokument?

Med "affärsdokument" eller "affärsbrev" menar jag både standardiserade och icke-standardiserade blanketter, dokument och mallar. Eftersom det inte finns någon riktigt bra eller ens enhetlig tolkning, skall jag börja med att försöka reda ut begreppen.

En blankett är ett papper utan annan information än förtryckta uppgifter. Blanketter kallas i vissa sammanhang för formulär, vilket jag strax skall säga mer om.

Många myndigheter och företag säger sig ha blanketter i PDF-format på sina hemsidor. PDF är ett särskilt format som ofta används för sidor som måste se likadana ut på alla datorer. Med PDF-filen skickas nämligen även med alla bilder och teckensnitt, vilket gör dem idealiska för blanketter.

Skatteverket har deklarationsblanketter som man själv kan ladda hem och skriva ut. Men blanketterna blir inte blanketter i egentlig mening innan de just skrivits ut.

Den som idag pratar om digitala blanketter menar oftast inte PDF-filer, trots att de är digitala och en slags blanketter. Nej, man menar oftast sådana blanketter som inte behöver skrivas ut, utan som kan fyllas i direkt på Internet.

problemet är att vi redan har ett bra ord för sådana blanketter, nämligen formulär. Därför föreslår jag att man kallar blanketter på papper för just blanketter och digitala blanketter för formulär. Då vet man vad man pratar om.

Även ordet dokument är otydligt. Enligt ordboken är ett dokument en ifylld blankett. Här måste vi i så fall lägga till att ett digitalt dokument är ett ifyllt formulär som sparats eller skickats.

Det finns många synonymer till ordet "dokument", t.ex handling, protokoll, kallelse, intyg, skrivelse, brev, osv. Dessa ord exemplifierar då ofta vad för typ av dokument det är frågan om - vad som är dokumenterat.

Vad är då en mall? På sidorna om Word pratar jag om format- och dokumentmallar, som är de två vanligaste typerna. Ibland pratar man i stället om mönster, schabloner eller förlagor, t.ex för hur en blankett eller dokument skall se ut.

Många företag använder mallar som anger en viss layout, en viss uppsättning stilar, ett visst språkbruk, osv. För hemsidor finns stilmallar, som utgör en uppsättning regler för hur en hemsida skall utformas.

3. Standarder

Det finns särskilda myndigheter som sysslar med att standardisera blanketter och dokument. I Sverige görs detta av SIS eller "Swedish Standards Institute".

SIS följer i sin tur de standarder som tas fram inom EU och internationellt. "European Committee for Standardization" (CEN) respektive "International Organization for Standardization" (ISO) heter dess organ.

Standardiseringen innebär att man bestämmer utformningen och omfattningen på blanketter, dokument, m.m. Man definierar var texten skall placeras, vad den skall innehålla, osv. Man styr kort sagt allt som går att styra.

Fördelarna är flera. Man får t.ex blanketter som ser likadana ut och därmed blir lättare att läsa och tolka. Detta leder i sin tur till en snabbare hantering av dem. Dessutom går det att effektivisera produktion och inköp av dem, vilket sparar pengar.

4. Lite om mått och format

De mått som anges för sådant som tabulatorsteg och radavstånd, är normalt i millimeter. Den standard som styr just dessa mått heter förresten SS034321, Dokument för kontor - utformning.

Den anger bl.a följande tabblägen, här något avrundade, räknat från papperets vänsterkant:

Obs!
Tänk på att dessa mått bara kan användas i ett layoutprogram av typen InDesign eller QuarkXPress. I Word måste man kompensera för den marginal man använder. Word räknar nämligen inte från papperets kant utan från där marginalen börjar.

Generellt gäller att logotypen, firmanamnet och kontaktpersonen skall placeras vid T0-T3. Vid tabbläge 4 skall dokumenttyp och datum placeras. Jag har försökt följa dessa rekommendationer i affärsbrevsövningarna i Word.

Man behöver inte alltid följa dessa mått. Om logotypen utgörs av en bild får den placeras utanför det angivna området. Undantag gäller också om man placerar uppgifter i sidfoten och inte får plats. Då kan man anpassa tabbstoppen så att de sitter tätare. Detta säger standarden SS613027, Dokument för kontor - Blanketter - Formgivning.

Även måtten i höjdled är styrda. Räknade från papperets överkant

Standarden säger emellertid inget om vilket teckensnitt man skall välja, förutom att det bör vara lättläst och lämpligt för den typ av dokument man utformar.

Man bör inte välja för många olika stilar och göra texten lagom stor, t.ex 10-12 punkter. Dessutom bör inte radlängden överstiga 13 cm.

Bilden nedan visar några lämpliga rubrikstorlekar:

Jag har skrivit några sidor om layout och teckensnitt, som kanske kan vara till hjälp. Du hittar den från innehållsförteckningen för denna sektion. Läs mer >