Öppna och spara

1. Öppna

För att du skall kunna göra de övningar som finns till den här kursen, behöver du kunna öppna och spara. På förra sidan lärde du dig att knapparna för dessa funktioner finns på verktygsfältet Standard. Man kan också gå in under Arkiv-menyn och välja Öppna.

När du öppnat dialogrutan för Öppna frågar Word vilken fil du vill öppna.

Du får då upp en ruta som den du ser till höger.

Klicka på pilen för att få upp datorns olika kataloger.

Leta dig fram till rätt fil.

Genom att klicka på den nedåtpekande pilen bredvid texten överst i fönstret, får man upp en lista över de "stationer" som finns i datorn.

Som du ser ligger Skrivbordet nära vänsterkanten, medan Den här datorn, C och D ligger längre från kanten. Det beror på att dessa saker ligger på olika nivåer och undernivåer i datorn. Detta fick du lära dig på sidan om Windows 95/98/ME/XP. Läs mer >

2. Spara

Det går att hitta de olika sätten att spara under Arkiv-menyn.

Normalt när man sparar klickar man bara på Spara-knappen på verktygsfältet Standard. Då sparar Word det man har gjort i mappen Mina dokument.

Ett problem kan vara att Word tar för givet att du vill spara i denna mapp. Detta kan man ändra på olika sätt. Det lättaste är att välja en ny katalog under pilen, som du hittar överst i dialogrutan för Spara.

Det går också att välja Spara som... under Arkiv-menyn och sedan välja var man vill spara sitt dokument.

Man skall alltid ta för vana att spara så ofta som möjligt, ifall programmet skulle hänga sig eller datorn måste startas om. Har man inte sparat förlorar man lätt det man skrivit in, vilket är frustrerande.

Spara textfiler

Om du har öppnat en textfil i Word kommer programmet att behålla det formatet när du sparar. Om du har lagt in lite text och gjort den fet eller kursiv, får du förmodligen upp en varningsruta. Den dyker upp eftersom filen från början var en textfil, som inte innehöll någon information om fet stil eller liknande. Rutan ser ut ungefär så här:

Trycker man på Ja sparas filen alltså som en textfil, utan några formateringar, dvs inställningar för teckensnitt och liknande. Svarar man Nej sparas filen som ett Word-dokument, med de inställningar man gjort för dokumentet.

Vet man redan innan att man vill spara en textfil som ett Word-dokument, kan det vara bättre att välja alternativet Spara som... inifrån Arkiv-menyn.

När man stänger av Word och inte har sparat sitt dokument, får man upp en fråga om man vill spara de ändringar som gjorts. Det bör man göra. Man kan trycka på Avbryt om man är osäker på om man gjort ändringar man vill spara, så återgår programmet till dokumentläget och man kan göra en sista kontroll.

Tips!
När man sparar ett dokument första gången dyker det ibland upp en ruta där det står Egenskaper för och så namnet man gett dokumentet. I denna ruta kan man fylla i vem som är författare och annat, om man känner för det. Man kan ta bort denna funktion, men läs mer om det i avsnitt 4.

3. Spara som...

Jag har redan berättat lite om Spara som-alternativet. Här skall jag säga lite till.

"Spara som..." används framförallt när man vill göra en kopia till det dokument man arbetar med. Då väljer man att spara filen med ett annat filnamn.

Kommandot Spara som... är också bra om man vill skapa ett Word-dokument av en fil som öppnats med ett annat filformat, t.ex en vanlig textfil.

Du kan också använda Spara som... för att skriva över en fil man vill ersätta med en Word-formaterad fil. Det kan t.ex vara en fil gjord i tidigare versioner av Word, som man vill uppdatera med en fil gjord i en senare version av Word.

När du väljer alternativet Spara som... från Arkiv-menyn, får du fram en ruta som ser ut som den till höger.

Word frågar var du vill spara dokumentet och du väljer detta med pilen vid 1.

Word vill också veta vilket namn filen skall ha. Du skriver in namnet vid 2. Du har också möjlighet att spara filen med olika format; klicka å pilen vid 3.

När du är klar klickar du på Spara vid 4 på bilden. Nu har du gjort ett Word-dokument som du skall använda på nästa sida.

4. Alternativ

Det går att ställa in Word så att den sparar automatiskt eller sparar på andra, speciella sätt. För att göra sådana inställningar går man in under Verktyg - Alternativ. Därefter väljer man den flik som heter Spara.

Under rubriken Sparalternativ hittar man olika inställningar som man ibland vill göra. Klickar man bort bocken i rutan "Fråga efter dokumentegenskaper", slipper man få upp rutan där man kan fylla i författare, ämne, företag, osv. Annars får man upp den varje gång man sparar ett nytt dokument.

Man kan också ställa in att Word skall göra en säkerhetskopia efter ett visst antal minuter. Denna kopia gör att du kan återskapa dokumentet, om Word skulle hänga sig eller om du måste starta om datorn. Klicka då också i att Word kan spara i bakgrunden, så slipper du vänta medan programmet sparar.

Det går också bra att göra andra saker. Läs gärna hjälpfilerna till Word, som du hittar under Hjälp-menyn.

Detta skall du kunna

När du har läst den här sidan skall du kunna öppna ett dokument och spara det som ett Word-dokument. Du skall också kunna skapa en kopia som du döper till annat namn och sparar som annat format, t.ex enbart text.