Grunderna i Word

1. Inledning

På den här sidan får du lära dig grunderna i Microsofts ordbehandlingsprogram Word. Du kommer att få lära dig det mest grundläggande. Det finns också mer avancerade övningar, som du får lära dig efter hand.

Jag förutsätter i texten att du har grundläggande kunskaper i filhantering. Du kan läsa mer om filhantering på min webresurs. Bra sidor är t.ex de du finner under länken "Datorn och tillbehören", som du når från min startsida. Du hittar dit från förra sidan.

Word är ett mycket komplext program. Här får du bara lära dig grunderna. På förra sidan hittade du gott om extra funktioner, som du kan komplettera dina kunskaper med.

När du har öppnat Word ser du följande bild. Här har jag beskurit den något så att den skall få plats:

Längst upp ser du namnlisten där programmets namn och dokumentets titel står. Detta kunde du läsa om på sidorna om filövningar, som jag tipsade om ovan. Den finns i alla program och ser i stort sett likadan ut överallt.

Därefter följer tre verktygsfält, som heter Standard, Menyrad och Formatera. Dessa beskrivs i nästa avsnitt. Under verktygsfälten hittar du linjalen och så ett tomt dokument.

jag kommer att gå igenom de olika funktionerna i lugn takt, så att du lär dig vad alla kontroller används till.

2. Verktygsfälten Menyrad

De två översta verktygsfälten, Menyrad och Standard, finns i alla Office-program och fungerar likadant överallt. Knapparna på dem är genvägar till funktioner som också finns under menyerna.

Verktygsfältet Menyrad används för att komma åt de funktioner som inte syns på verktygsfälten. Om du letar under menyerna ser du mycket som är bekant. Du får lära dig vad allt betyder efter hand.

Arkiv-menyn används för att öppna, spara, skriva ut och liknande funktioner.

Redigera används som vanligt för att ångra, kopiera eller klippa ut text, klistra in den, markera allt, osv.

Visa används bl.a för att ta fram olika visningslägen och för att visa sidhuvudet och sidfoten på sidan.

Infoga är en meny som man använder om man vill lägga in bilder, kommentarer, symboler och liknande i dokumentet.

Format är den meny vi skall använda mest. Där hittar du mängder av inställningar för texten och styckena. Här kan du också ändra listornas utseende, fylla i bakgrundsfärg och skapa formatmallar.

Verktyg innehåller alla de verktyg som finns i Word, t.ex stavningskontroll och ordlistor.

Tabell används för att skapa tabeller. Det tittar vi mer på så småningom

Fönster är bra om man vill växla mellan olika dokument, utan att behöva minimera dem som ligger framför.

Hjälp innehåller alla de hjälpfiler som finns att tillgå. Du kunde läsa mer om Windows hjälpfiler på Jonas Webresurs, som du når från förra sidan.

3. Verktygsfälten Standard

Det verktygsfält som heter Standard används framförallt till att öppna dokument, spara, skriva ut, förhandsgranska dokument, klippa och klistra, m.m.

Knapparna har en inbyggd förklaring. Håll muspekaren över respektive knapp, så kommer det fram en ruta som talar om vad knappen har för funktion. Du kommer att lära dig mer om vad som döljer sig bakom dessa knappar så småningom. Nu räcker det med att titta runt lite.

Håll muspekaren över de olika knapparna så att du ser vad de är till för.

Om du inte får fram ett visst verktygsfält kan det vara avstängt. Man kan då ta fram den:

Gå in under menyn Visa och välj Verktygsfält - Anpassa.

En dialogruta kommer upp (se bilden).

Klicka på fliken Alternativ.

Kryssa i rutan Visa knappbeskrivningar.

Tips 1: Man kan placera de olika verktygsfälten där man vill ha dem. Längst till vänster på varje verktygsfält finns ett handtag.

Ta tag i det och dra ner verktygsfältet på skärmen. Du kan sedan lägga det var du vill. Det passar in sig själv där det kan ligga. Om du dubbelklickar på namnlisten hoppar det tillbaka till sitt ursprungliga ställe.

Tips 2: På motsvarande sätt tar du fram ett verktygsfält som inte syns. Gå in under Visa - Verktygsfält så får du upp en lång rad med olika förslag.

Tips 3: Man kan lätt förstöra ett verktygsfält: håller man nere Alt och drar i en knapp på ett verktygsfält, raderas knappen. Men man kan få tillbaka den genom att välja Visa - Verktygsfält - Anpassa (eller Återställ). Markera rätt verktygsfält och klicka på Anpassa (eller Återställ), så återställs verktygsfältet.

Man kan också gå in under Kommandon i stället för Anpassa. Där kan man dra knapparna till höger och dra upp dem och lägga tillbaks dem på verktygsfältet. Du kommer att få lära dig mer om hur man bygger egna verktygsfält på de mer avancerade sidorna så småningom!

Tips 4: Jag skrev ovan att knapparna på verktygsfälten har samma funktion som de som finns under menyerna. Det är inte riktigt sant. Ett exempel. Klicka på Nytt dokument på verktygsfältet "Standard". Jämför det med att välja Arkiv - Nytt dokument. I det senare fallet får du upp en ruta där du kan välja att öppna dokumentmallar! På kommande sidor får du lära dig allt om dokumentmallar.

Pröva att hålla muspekaren över de olika knapparna så att du får en uppfattning om vad de döljer.

Det kan vara bra att känna till hur man flyttar verktygsfälten. Pröva att flytta runt dem tills du känner att du behärskar det. Stäng gärna ett verktygsfält och ta fram det igen, så att du känner dig säker på hur man gör.

4. Verktygsfältet Formatera

Detta verktygsfält är lite mer specifikt för Word. Det innehåller många funktioner, som jag skall berätta mer om efter hand. Här ser du först en bild som visar de olika förklaringarna. Du får upp en liknande textrutan är du håller muspekaren över respektive knapp.

Verktygsfältet Formatering används för att formatera text. Längst till vänster hittar du en väljare för olika formatmallar. Dem skall vi strunta i tills vidare. Därefter hittar du inställningar för teckensnitt och teckenstorlek.

Man väljer genom att klicka på den lilla svarta pilen till höger om teckenvalet. I bilden ovan har jag ringat in väljaren för teckenstorleken.

Tips!
Om man har många teckensnitt installerade kan man, när rullgardinen fällts ner, skriva in begynnelsebokstaven för det teckensnitt man tänkt sig, t.ex G. Då hoppar Word ner i listan och visar alla det första teckensnittet på G.

Sedan följer knappar för teckensorterna fet, kursiv och understruken. Till höger om dem har du knappar för att justera text. (Resten struntar vi i så länge.)

Öppna filen som heter grunderna.txt. Här hittar du filen >

Markera all text och klistra in den i ett tomt Word-dokument.

Ändra texten så som det står i dokumentet!

Hur då? Jo, börja med att markera första stycket. Klicka därefter på rätt knapp på verktygsfältet. Du skall kunna göra texten fet, kursiv och understruken. Du skall också kunna ändra teckensnitt och teckenstorlek.

Tips!
Det finns olika sätt att markera texten på:

1. Man kan t.ex klicka i början av stycket och dra med musknappen för att markera. När texten blir inverterad, dvs blir vit på svart botten i stället för som här, svart på vit botten, är den markerad.
2. Man kan också klicka till vänster om en rad för att markera en hel rad.
3. Det går också att klicka snabbt tre gånger i ett stycke.
4. Ytterligare ett sätt är att ställa sig i början av stycket, hålla nere Shift och sedan klicka i slutet av stycket.

När du är klar kan du stänga dokumentet. Det behövs inte mer.

För att stänga klickar man på Arkiv och väljer Stäng. Man kan också klicka i fönstrets stängningsruta. Du får sedan upp en ruta som frågar dig om du vill spara. Svara nej på den frågan.

5. Visningslägen + zooma

Visningslägen kallar man de olika sätt som dokumentet kan presenteras på skärmbilden. De vi kommer att använda mest är Normal och Sidlayout, som du ser på bilden.

De övriga är Online-layout, Disposition och Samlingsdokument. Dem kommer vi att ta upp först på de mer avancerade sidorna.

Gå in under menyn Visa och välj visningsläget Normal.

Växla sedan visningsläge till Sidlayout.

I läget Normal syns inga bilder, inga sidhuvuden eller sidfötter, inga spalter och sidbrytningar visas som en streckad linje. Därför rekommenderar jag dig att jobba i Sidlayout-läget. Då är det lättare att förstå vad det är som sker på sidan.

Ännu lättare blir det om man dessutom zoomar till sidbredd. Då ser man nämligen även kanterna på sidan.

Se till så att Sidlayout är vald.

Klicka på pilen bredvid zoom-rutan och välj Sidbredd.

Som du ser framträder nu även kanterna på sidan. På så vis ser du hur det du skriver påverkar dokumentet!

Detta skall du kunna

Efter att ha läst den här texten skall du:

• känna till de olika menyerna och verktygsfälten och vad de innehåller
• Kunna växla mellan olika visningslägen