Koppla dokument

1. Inledning

Den här sidan handlar om kopplade dokument, som är väldigt användbara för den som skriver ut dokument till många avsändare, skickar ut massbrev och vill underlätta arbetet med detta.

När man pratar om "kopplade dokument" menar man oftast att man har skapat ett huvuddokument, t.ex en inbjudan eller kallelse, som man vill kunna skriva ut till flera olika mottagare.

Mottagarna finns i en s.k källfil och hämtas därifrån via kopplade fält. I stället för att skriva in alla adresserna för hand hämtar man dem från en databas.

Bilden visar själva strukturen för detta. Huvuddokumentet har alltså en förbindelse med en datakälla via ett kopplat fält. Känner du dig osäker på vad fält är rekommenderar jag dig att först läsa den sidan om det.

2. Huvuddokument och nytt källdokument

Huvuddokumentet innehåller först och främst den text man vill ha med. Det kan vara en inbjudan, en kallelse, ett reklamutskick eller annan information.

Ofta går ju sådana brev ut till olika mottagare. Namnet och adressen till denne skall då placeras där man vill, t.ex på platsen där fönstret i ett fönsterkuvert finns.

Vi skall nu förbereda för att lägga in en adress från en datakälla. Gå in under menyn Verktyg - Koppla dokument. Menyn och alternativen ser väldigt olika ut i olika versioner, men funktionerna är någorlunda enhetliga.

Här är en bild från Word XP för Windows:

Alternativet Brev och utskick har några underrubriker. Dessa har Microsoft har lagt in eftersom man tror att olika guider underlättar för alla som försöker förstå kopplade utskrifter. Guiderna är dock inte alltid lätta att förstå.

Förutom guiden till kopplade utskrifter, finns i nyare versioner också en genväg att ta fram verktygsfältet Koppla. Vi skall titta närmare på det i avsnitt 3.

Under "Kuvert och etiketter" hittar man olika möjligheter att styra utskrifter av kuvert och etiketter. Det tittar vi närmare på i avsnitt 5 och 6.

Här väljer jag i stället alternativet "Guiden Kopplad utskrift". Den ger en viss hjälp för att lättare förstå vad det är man håller på med.

Olika versioner av programmet har alltså olika ingångar till kopplade utskrifter. Generellt sett gäller dock följande: Först väljer man vilken typ av dokument man vill koppla. Eftersom jag har skapat ett vanligt brev, väljer jag "Brev". (I vissa versioner heter det i stället "Standardbrev".)

Nästa steg är att välja vilket sådant dokument man vill använda. Eftersom jag har min kallelse i ett öppet fönster, väljer jag alternativet "Aktuellt dokument" (eller "Aktivt fönster"). Man kan även leta upp en mall eller skapa ett helt nytt dokument.

Sedan skall vi hämta data eller välja mottagare, som är två olika namn för samma sak. Man har i princip två olika hämtningsprinciper. Dels kan man skapa en ny lista med adressater, dels kan man använda en redan befintlig lista. Jag skall här visa det första alternativet och återkommer med det senare i avsnitt 4.

När man skapar ett nytt källdokument måste man först få upp den dialogruta där diverse inställningar skall göras.

Den kan tas fram genom att man klickar på "Skapa nytt källdokument" eller "Ange ny lista" eller liknande.

Även dialogrutorna kan skilja sig åt, även om deras syfte och innehåll i stort sett är identiska. Det finns alltid en lista med olika fältnamn, som titel, förnamn, efternamn och liknande.

Man kan alltid anpassa listan och lägga till eller ta bort fältnamn. Det går också att sortera dem.

Varje post är i det här fallet en person och varje personuppgift, t.ex förnamnet, motsvarar ett fält.

Min anpassade lista ser ut som på bilden. Den är redigerad för att passa mina syften.

Jag har också märkt att datafilerna blir något mindre, om man tar bort de alternativ man inte vill ha med.

Det verkar alltså som om även tomma fält lagras i basen.

När man har redigerat de olika alternativen trycker man på Ok för att komma tillbaka.

För att lägga in en ny person i listan trycker man på "Ny post", "Lägg till ny" eller vad det heter i den versionen man har.

Längst nere i dialogrutan ser man hur fältet "Visa poster" blivit aktiverat. Där kan man bläddra mellan de olika poster man skrivit in. Bilden nedan visar hur det ser ut:

Som du ser kan man filtrera och sortera, liksom söka bland posterna. Det går jag dock inte igenom här.

När man är klar med hela adresslistan, sparar man den som en datafil på lämpligt ställe. Word vill spara i "Mina datafiler" eller liknande, men själv tycker jag att det är bättre att spara på samma ställe som övriga dokument finns. Huvudsaken är att man hittar en bra plats att spara på.

När man sparat sin datafil får man eventuellt upp en ny dialogruta: "Koppla dokument för mottagare".

Om man har hämtat en färdig lista och bara vill ha med vissa personer, eller vill lägga till fler, kan man härifrån redigera listan. (Redigeringsläget ser exakt likadant ut som tidigare.)

Alternativet "Verifiera" kräver ett extraprogram, som normalt inte finns med i standardversionen av Office.

Därmed är vi klara med första delen, att skapa ett huvuddokument med tillhörande datakälla. I nästa avsnitt skall vi titta närmare på hur man kopplar samman dem.

3. Infoga kopplingsinstruktioner

Det är inte alldeles enkelt att förstå hur man kopplar ihop datafilen med huvuddokumentet. I min version (XP) får jag upp en guide, som skall hjälpa mig. Den har nog Microsoft tänkt sig skall besvara alla de frågor jag har, men dessvärre är guiden tämligen svårläst, krånglig och utelämnar dessutom viktiga steg i processen.

Jag brukar försöka strunta i guiden och i stället försöka tänka själv. Till min hjälp har jag verktygsfältet Koppla dokument, som du ser nedan på bilden.

Verktygsfältet kan skilja sig åt i olika versioner. I version XP finns åtta fler knappar än i version 97... Tack och lov är flertalet av dem onödiga och kan lugnt slängas bort. Använd Alt-tangenten och ta tag i knapparna och dra bort dem.

Innan man skapar själva kopplingen måste man bestämma var den skall ligga. Jag vill skriva ut brev med adressen anpassad för fönsterkuvert.

Fönstret på sådana brukar ha översta vänstra hörnet vid c:a 11 cm, räknat från vänster, och c:a 4 cm i räknat från kuvertets överkant. Bäst är att mäta och sedan använda linjalen i Word för att placera texten rätt. Gör gärna en provutskrift först så att det blir rätt från början.

Man kan flytta in texten med antingen tabbar eller styckeindrag. Textrutor fungerar dock inte så bra.

När placeringen av markören är färdig skall man skapa kopplingarna till datafilen. Man letar då upp den knapp på verktygsfältet som heter Infoga kopplingsinstruktioner.

När man klickat på den får man upp en dialogruta, där man kan välja en av de poster man vill ha infogade. Jag väljer att använda mig av "Förnamn".

Bilden visar hur det ser ut i dokumentet när man lagt in alla de uppgifter man vill ha med.

De olika databaskopplingarna är markerade med dubbelklamrar. De är i själva verket fältkoder av typen "MERGEFIELD".

Man upprepar proceduren tills dess att man har lagt in fält för alla de adressuppgifter man vill ha med. Knappen Visa kopplade data hämtar uppgifterna från databasen och visar första posten.

Knappen "Matcha fält" låter dig ta fram individuella fält för olika adressater, t.ex företagsnamn eller landskod. På verktygsfältet finns även olika sökfunktioner för att kontrollera att posterna hamnat rätt och fungerar som de skall.

När man lagt in alla fält på rätt sätt är det bara att skriva ut sitt dokument. Word skapar då ett brev för varje person i adressboken.

4. Mer om datakällor

Man behöver självklart inte skapa databasen varje gång man skall koppla utskrifter. Det går nämligen förträffligt att använda en redan sparad datafil och/eller ett skapat huvuddokument. Här skall vi titta närmare på hur man återanvänder en sparad källfil.

Söker man på ordet "källfil" i hjälpen får man upp en lista över de filtyper för sådana, som Word kan hantera. Här är en lista över lämpliga format:

• Adressboken i Outlook eller Entourage går att använda på olika sätt. I samtliga fall öppnar man adressboken inifrån Word och väljer ut de poster man vill ha med.
• Adresser som skrivits in i ett kalkylblad i Excel.
• Databaser skapade i Access. Här går även andra databasfiler an, men bara om Office stödjer dess drivrutiner. Man skall helst ansluta sådana filer via guiden "Dataanslutning" som förklaring i hjälpen.
• Html-filer, Word-dokument och textfiler går också bra, förutsatt att de har den layout jag visar nedanför denna lista.
• Andra filer med specialformat går eventuellt också bra, men här får jag hänvisa till hjälpfilerna.

Alla adresslistor som inte är databaser, måste ha följande layout, med rubriker och poster. Här har jag hämtat uppgifterna från den datafil jag gjorde ovan. Har man andra uppgifter skriver man in dem i stället för mina rubriker.

Längst nere till vänster i bilden till höger frågar Word om den hittar kolumnrubrikerna (rubrikerna för de olika posterna) på det vanliga stället. Detta är alltså något som man skall se till.

Man bör inte ha tomma rader ovanför listan, eftersom det kan ställa till problem. Vill man välja ut en del av en lista går det bäst i Excel.

Inifrån Word är det mycket svårare och man kan inte räkna med att det fungerar.

För att välja en del av en lista i Excel gör man så här:

Markera det område du vill ha med i listan. Se till att ha med rubrikerna. Gå in under menyn Infoga - Namn - Definiera.

Tänk på att mellanslag i namn inte är tillåtna. Därför använder jag streck på marken.

Jag döpte min lista till "Adresslista_kallelse" följt av det datum då listan gjordes.

När man sedan infogar en kopplingsinstruktion i Word, syns den namngivna listan i dialogrutan, som bilden nedan visar.

Tillbaka nu till hur man använder en sparad lista.

Enklast är att använda sig av knappen Öppna datakälla på verktygsfältet "Koppla".

Sedan är det bara att välja den datakälla man vill använda.

Man får normalt ingen bekräftelse på att det fungerar, utan man får själv kontrollera detta via knappen "Visa kopplade data".

5. Etiketter

Det finns idag självhäftande etiketter som passar till de flesta skrivare. Genom att utnyttja kopplade utskrifter kan man mycket enkelt skriva ut adressetiketter, som sedan kan klistras på kuvert.

Öppna ett nytt dokument i Word och klicka sedan på knappen Inställningar för huvuddokument, längst till vänster på verktygsfältet Koppla.

Välj etiketter, så som bilden här bredvid visar, och tryck på Ok.

Nu hamnar du i en ny dialogruta, som heter "Etikettalternativ". Här kan man välja skrivare, men som du ser finns inte bläckstråleskrivare med. Anledningen är förmodligen att bläcket lämpar sig sämre för etiketter. Väljer man laserskrivare kan man senare ändå skriva ut på bläckstråleskrivare om man vill.

Sedan skall man välja etikettyp och det är en hel vetenskap för sig. Hittar man rätt tillverkare och typ är det bara att le brett och gå vidare.

Ibland måste man dock tillverka en egen mall och väljer då "Annan/Egen"-alternativet i listan. Detta ger ytterligare alternativ, med en lista över lite mindre vanliga etiketttyper.

Jag har 16 etiketter eller klisterlappar på mitt ark och det alternativet finns inte i listan. Därför klickar jag även på knappen Ny etikett, för att komma till ett redigeringsläge.

Bilden visar den inställning som jag själv använder för mina ark.

Först skriver jag in etikettnamnet.

Sedan anger jag pappersstorlek, hur många etiketter jag har på varje ark, samt på vilket sätt etiketterna skall skrivas ut - liggande eller stående.

Genom att titta på exemplet kan man ange de mått man vill använda.

Det kan vara lite pilligt att få allting rätt, eftersom man inte alltid tänkt på det sätt Microsoft vill.

Tips!
Gör gärna en provutskrift på vanligt papper först, så att du ser resultatet. På så vis slipper du slösa med dyra etikettark.

När man är klar klickar man på Ok och kommer då tillbaka till dialogrutan "Etikettalternativ". Där finns nu den nya etiketten tillgänglig. Jag visade detta i den förrförra bilden ovan.

Klickar man Ok igen skapar Word en mall för etiketternas layout. I denna kan man sedan enkelt infoga adresserna på samma sätt som i avsnitt 3. Oftast räcker det med att öppna en datakälla, så lägger Word in relevanta fält.

Observera att man oftast måste lägga in alla posterna för hand. Det går alltså inte att kopiera flera fält och klistra in dem. Om man använder sig av en mall man gjort eller ett gammalt dokument, går arbetet snabbare. Och man behöver ju bara göra ett dokument eller sida i Word, även om man skriver ut 10.000 adressark!

6. Enskilda etiketter

Vill man bara skriva ut en enstaka etikett kan man antingen hämta den från en databas (se avsnitt 2 och 3) eller skriva in den för hand.

Gå in under menyn Verktyg - Brev och utskick - Kuvert och etiketter.

Dialogrutan som kommer fram heter "Kuvert och etiketter" och fliken heter "Etiketter".

Du ser den i bilden här bredvid.

I rutan "Adress" kan man antingen skriva in en egen adress eller använda det som här kallas "avsändaradress".

Under "Alternativ" letar du upp vilken slags etikett du tänker använda. I rutan "Skriv ut" kan du ange vilken etikett du tänker använda för utskriften.

Klicka på "Enstaka etikett" om du bara vill skriva ut adressen på en enda etikett. Annars får du adressen på alla etiketter på arket!

Elektronisk frankering kräver normalt ett särskilt program, som inte ingår i standardversionen av Office.