Formulär i Word

1. Inledning

Ordet "formulär" låter förmodligen bekant för många, men även om man känner till formulär för webben och på papper, är formulär i Word ganska okända. En av anledningarna är förmodligen att deras funktioner är ganska svåra att förstå. Jag skall försöka reda ut begreppen på denna sida.

Microsoft har i de senare versionerna av Word gjort det möjligt att spara dokument som webbsidor. Här har formulären en mer välbekant roll, eftersom de då påminner om dem man hittar på just webbsidor.

I hjälpfilerna finner man två ingångar till formulär. Dels är det sådana man skapar i vanliga worddokument, dels är det sådana man skapar för webben. Dessvärre är hjälpfilerna oftast otydliga över vilken som är vilken, något som ställer till oreda för förståelsen.

Eftersom Word inte fungerar särskilt bra när det gäller webbsidor, har jag tagit mig friheten att börja med att berätta om formulär i vanliga worddokument.

Du kan läsa mer om webbformulär på min sida i HTML-sektionen: Gå dit >>

2. Verktygsfältet

Du tar fram verktygsfältet som vanligt, via Visa - Verktygsfält - Formulär.

Det går också bra att högerklicka på ett verktygsfält och hämta fram det ur den meny som hoppar fram.

Textruta motsvarar en vanlig inmatningsruta för text i ett webbformulär.

Kryssruta kallas på webben för en kryssruta eller checkbox och är till för att användaren skall kunna kryssa i olika alternativ.

Listruta skapar en lista av alternativ, där man bara kan göra ett enda val. Däremot kan man välja flera alternativ i en kryssruta.

Fältalternativ används för att ställa in egenskaper för ett fält. Man kan få upp samma meny om man klickar på denna knapp, som när man högerklickar på ett formulärobjekt.

Rita och Infoga tabell gör det möjligt att skapa en tabell, för att få formuläret på de platser man vill ha dem. Har man redan skapat en tabell kan det i stället finnas en knapp här som heter Infoga rader.

Tips!
Man kan alltid anpassa sina verktygsfält via menyn Verktyg - Anpassa och fliken Kommandon. Välj vilka knappar du vill ha i listan och dra dem till det verktygsfält du vill utöka. Släng knappar du inte vill ha genom att hålla nere Alt-tangenten och dra bort dem med musknappen intryckt.

Infoga ram lägger till en ram runt det område du markerat.

Skuggning av formulärfält lägger till en grå skugga eller mönster runt det område du valt.

Återställ formulärfält tar tillbaka den del av formuläret som ändrats.

Skydda formulär används för att skydda (låsa) hela eller delar av formuläret. Detta gör man normalt först sedan formuläret gjorts klart.

3. Skapa ett formulär

När man skall skapa ett formulär bör man först noga tänka igenom vad det skall användas till. Det är inte fel att först rita upp formuläret på papper för att få layouten och funktionaliteten rätt från början. Att ändra et formulär i efterhand är oftast mycket krångligare än att göra rätt från början.

Det finns tre olika slags formulärtyper, som motsvarar de första knapparna i verktygsfältet:

• textruta
• kryssruta
• listruta

Bilden visar ett formulär med alla tre typerna representerade.

Har du arbetet med formulär på webben känner du säkert igen dig. Överst hittar du textrutor för besökarens namn och e-post. Därefter följer en listruta och sist några kryssrutor.

För att skapa ett sådant här formulär skrev jag först texten som vanligt. Sedan ställde jag mig efter texten på varje rad och klickade på verktygsfältet Formulär, för de funktioner jag ville lägga in.

I bilden har jag dessutom klistrat i rutan Skuggning av formulärfält" för att du skall se var formulärobjekten ligger placerade. Du ser dem som gråskuggade områden.

Jag har även använt mig av tabbtangenten för att flytta ut formulärobjekten till lämpliga platser.

4. Inställningar för formuläret

Här skall vi nu se hur man kan anpassa formulärets olika objekt - textrutor, kryssrutor och listrutor. Först måste man markera dem som vanlig text (eller genom att klicka på dem). Sedan klickar man på knappen Fältalternativ på verktygsfältet för formulär.

Tips!
Man kan även högerklicka (Ctrl + klicka i Mac) på det objekt man vill anpassa och välja "Egenskaper". Om det redan står något i textrutan kan man inte högerklicka på den. Word tror då nämligen att man vill redigera texten som står där. Då kan man i stället dubbelklicka på textrutan!

Klicka på bilden för att se den i full version!

En textruta kan ställas in så att den bara accepterar en viss typ av text.

Detta ställer du in under "Typ". Ändrar du typen förändras även vissa andra alternativ.

Under "Standardtext" kan du skriva in en text som skall stå i textrutan, tills dess användaren skriver något själv. Ett exempel på sådan text skulle kunna vara "Skriv dit namn". Självklart kan du sedan också markera texten och ändra teckensnitt och storlek om du vill.

Maxlängden kan vara bra att ställa in, för att undvika att någon skickar med för mycket text för att busa. Formatet bestämmer vilken teckensort som skall tillåtas i textrutan.

Man kan även köra ett makro då fältet aktiveras eller avaktiveras. Du gör först makrot och väljer det sedan i listan. Ett makro kan t.ex ändra teckensnittet eller göra mer avancerade saker, som att kontrollera att bara bokstäver används och inga felaktiga tecken. Den typen av manöver kräver dock programmering och tas ej upp här.

Under underrubriken "Fältinställningar" kan man koppla ett bokmärke till textrutan, vilket underlättar sökning i stora formulär. Man kan även välja att skrivskydda en textruta, men denna finess krånglar ibland till det, eftersom man inte kan skriva i denna ruta efter det att man skyddat hela formuläret. Man kan dock använda funktionen för att t.ex instruera läsaren om hur man fyller i formuläret.

Lägg till hjälptext används för att underlätta för den som skall fylla i formuläret. Hjälptexten kan aktiveras via F1-tangenten. Givetvis fungerar det inte alltid, men möjligen beror det på tangentbordets beskaffenhet, snarare än på Word. För säkerhets skull brukar jag därför skriva instruktionerna direkt i formuläret.

Hjälpen syns faktiskt också längst nere i dokumentet, i det som kallas "Statusraden". Men texten är så oansenlig att den sällan syns. För att vara på den säkra sidan skall man därför göra formuläret så tydligt man kan och skriva instruktioner där det behövs.

Den avancerade användaren skapar självklart ett makro, som kopplas till en knapp med texten "Hjälp". Med makrot kan man även öppna en hjälpruta och därmed komma runt F1-tangentproblemet. Man måste då använda olika fält och koppla dem till formulärets olika delar. Detta berättar jag mer om på sidan om fält.

Det går också att öppna en sida i de "riktiga" hjälpfilerna, för att underlätta för besökaren. Detta kan göras via ett makro om man vill. Ett litet problem med detta är att alla hjälpfiler inte ser likadana ut. Det märker man då man går in under menyn Hjälp och letar bland filerna där. Detta gör att makrot inte alltid fungerar som man tänkt.

Kryssrute- och listalternativ

Högerklickar man på en markerad kryssruta (eller dubbelklickar på den) får man upp motsvarande valmöjligheter för kryssrutor. Man kan ställa in kryssrutans storlek, vilket kan vara bra om man vill kunna skriva ut formuläret och låta folk kryssa i det med vanlig penna. Stora rutor blir då tydligare.

Standardvärdet gör det möjligt att ha en eller flera rutor förkryssade. Man kan även köra makron och lägga till bokmärken, på samma sätt som för textrutor.

Under "Listrutealternativ" är alternativen färre och dessutom mycket enklare att förstå, då man ju redan lagt in posterna. Därför säger jag inte så mycket om just dem här.

5. Skydda formuläret

När man tillverkat ett formulär måste man skydda det för att det skall gå att använda. Man kan göra detta på två olika sätt:

Antingen klickar man på knappen Skydda formulär i verktygsfältet för formulär. (Man låser upp det på samma sätt, genom att klicka på knappen.) Man behöver inte stå i formuläret eftersom hela dokumentet låses.

Det andra sättet är att gå via menyn Verktyg och välja alternativet Skydda dokument.

Längst ner hittar man en knapp, som gör det möjligt att skydda formuläret.

Man kan då välja att även skydda med lösenord. Har man sparat sin sida för webben kommer detta alternativ att vara avstängt, eftersom Word vill göra hemsidor kompatibla med de vanligaste webbläsarna.

För att ta bort denna begränsning går man enklast in under menyn Verktyg - Alternativ - Allmänt.

I vissa versioner av Word kan "Alternativ" i stället ligga under Redigera-menyn!

Klicka på knappen Webbalternativ och välj ett nytt alternativ under fliken Webbläsare.

Dessvärre finns inte denna funktion i alla versioner av Word 2001.

Under Målwebbläsare spelar det i dagsläget ingen roll vad man ändrar, eftersom de som finns ändå inte stödjer funktionen. I stället måste man gå in i listan längre ner och ta bort krysset i "Inaktivera funktioner som inte stöds av dessa webbläsare".

Bilden visar hur denna rad med text ser ut:

Klicka på Ok när du är klar så kommer du tillbaka. Nu skall det också gå att lösenordsskydda sitt formulär.

Ta bort lösenord

Om du skulle skriva in ett lösenord och sedan glömma av det kan du ta bort det så här:

Öppna dokumentet.

Gå in under Verktygsmenyn och välj "Ta bort dokumentskydd".

När du får upp frågan om lösenord går du in under menyn Verktyg - Alternativ - Säkerhet. Se bilden här nedanför.

Markera det lösenord som står där och ta bort det eller skriv in ett nytt.

Gå tillbaka och skriv in lösenordet där du uppmanades att skriva in det.

Obs!
Ungefär från och med version XP av Word står inget lösenord när du letar upp det för att kunna ändra det eller ta bort det.

I stället har du då vad man skulle kunna kalla "absoluta lösenord".

Det betyder att om man tappar bort sitt lösenord kan man inte heller redigera sin fil - och i vissa fall inte ens öppna den, om lösenord krävs redan där.

Någon lösning finns då inte (som jag känner till) utan man får kasta bort dokumentet och börja om.

Därför bör man vara lite försiktig med att lösenordsskydda sina sidor!