Formatmallar

1. Inledning

De flesta som arbetar i Word och andra Office-program, skriver in all text och gör manuella ändringar av rubriker och brödtexten efter hand. Men det finns andra och många gånger bättre sätt att styra utseendet på texten än att redigera varje stycke eller rubrik för sig.

De sätt jag kommer att berätta om här kallas formatmallar och dokumentmallar. Jag kommer att beskriva dem i ordning på var sin sida. Dessutom kommer du att få lära dig lite om hur man utnyttjar formatmallarna när man skapar innehållsförteckningar och liknande.

2. Använd färdiga formatmallar

Formatmallar används för att styra olika inställningar för ett textstycke. Ett textstycke bildas då man trycker retur/enter och kan alltså utgöra såväl en rubrik som en längre text. I Word står varje stycke mellan stycketecken.

För att ta fram stycketecknen går du till verktygsfältet Standard och letar upp knappen Visa/dölj. Klicka på den för att få fram alla dolda tecken. Det som ser ut som ett bakåtvänt, konstigt P är ett stycketecken.

Med en formatmall kan man styra teckensnitt, teckenstorlek, indrag och en hel del annat. Bilden visar formatmallslistan för Words olika formatmallar.

Du skall nu få prova på detta själv. Öppna dokumentet formatmall.doc.

Här hittar du filen >

Tips!
Om du använder Internet Explorer öppnas filen eventuellt i det programmet, eftersom det använder en plugin för att just kunna läsa Office-filer i webbläsaren.

Då måste du i stället ladda ner filen till din dator. Högerklicka på länken och välj alternativet "Spara mål som..." eller "Save this link as..."

Öppna sedan filen i Word.

Markera översta rubriken och välj Rubrik 1 under Formatmall längst till vänster på verktygsfältet Formatering.

Ge den andra rubriken formatet Rubrik 2 och brödtexten formatet Normal. Fortsätt genom hela dokumentet och ge de olika styckena rätt format. Kortkommandona för de olika formaten brukar vara Alt+1 för Rubrik 1, Alt+2 för Rubrik 2, osv.

Du har nu använt Words egna formatmallar. Det finns många fördelar med att använda dem. Det blir t.ex enklare att få en översikt över dokumentet, något som vi strax skall titta närmare på. Dessutom blir det lättare att skapa en enhetlig layout.

3. Ändra en formatmall

För att ändra en befintlig formatmall eller skapa egna formatmallar kan man göra på åtminstone två olika sätt.

Det första innebär att man markerar ett stycke och väljer en formatmall, t.ex Rubrik 2. Sedan gör man alla de ändringar man vill, t.ex ändrar teckensnitt och storlek, samt gör färgen blå. Man kan också lägga in indrag och kantlinjer och vad mer man kommer på.

Sedan markerar man rubriken igen och går upp i formatmallslistan (se bilden ovan) igen och väljer Rubrik 2 på nytt. Då får man upp en dialogruta.

Där kan man antingen välja att ändra formatmallen till det nya formatet, vilket är alternativet "återspegla förändringar".

Man kan också välja att inte göra några förändringar i mallen, vilket är det andra alternativet, "återställa markeringen".

Se upp med att inte kryssa i rutan "Ändra formatmallen automatiskt", eftersom det skapar problem om man vill gå in och göra specifika ändringar.

Då uppdaterar nämligen Word formatmallen automatiskt så fort du göra ändringar i en mall och det blir lätt fel på det man gjort.

Denna metod fungerar bra för alla formatmallar utom Normal. Därför finns det även en andra metod: För att ändra Normal måste man gå in under Format - Formatmall, markera Normal och sedan klicka på Ändra.

Då får man upp en ny ruta med möjligheter att göra inställningar för Normal.

Under kortkommando kan man bestämma ett kortkommando som aktiverar mallen.

Under knappen Format kan man ställa in teckensnitt och annat.

När alla inställningar gjorts måste du bestämma hur mallen skall sparas. Skall den gälla även för alla nya dokument som du skapar, måste du kryssa i rutan Lägg till dokumentmallen. Skall ändringen bara gälla detta dokumentet skall du inte kryssa i rutan.

När du är klar klickar du OK och så är ändringen gjord.

För att få ändringen att bli permanent måste du skapa en dokumentmall. Det visar jag mer om på en sida lite längre fram.

4. Skapa en egen formatmall

Du kan också skapa egna formatmallar. Enklast är att markera ett stycke och sedan välja teckensnitt och storlek, så som du vill ha det. Gå sedan upp till formatmallsväljaren på verktygsfältet Formatering och dubbelklicka på textfältet, alltså där det står Rubrik 1, Normal, etc.

Skriv in ett eget namn och tryck på OK. Nu har du skapat en egen mall som finns i listan och som går att aktivera precis som vanligt!

Ett annat sätt att göra ungefär samma sak på, men som ger lite fler alternativ, hittar man under Format - Formatmall. Klicka på Ny och skriv in ett namn på mallen och gör alla ändringar, precis som när du redigerade Normal-mallen tidigare.

Som du ser kan du låta mallen baseras på en annan mall. Detta är en fördel om du t.ex har gjort många inställningar och bara behöver göra någon ändring. Det kan t.ex vara att skapa en brödtext som kommer direkt efter en mellanrubrik. Denna skall då inte ha något indrag, vilket den övriga brödtexten kan ha.

En formatmall som sparas hamnar enbart i det befintliga dokumentet. För att den skall sparas och kunna tas fram i andra dokument måste den sparas tillsammans med en dokumentmall. Hur det går till visar jag på en sida längre fram.

5. Hämta format

Innan jag går vidare till nästa sida vill jag berätta om en ganska okänd funktion i Word, som heter Hämta format.

På verktygsfältet Standard finns en liten knapp som heter Hämta format. Symbolen är en pensel, vilket kan tyckas lite underligt. Förmodligen menar Microsofts designers att man doppar penseln i ett nytt format och sedan målar över det gamla. (Vanligtvis hämtar man ju format med en pipett.)

Funktionen Hämta format kan man alltså använda för att kopiera ett format från ett ställe till ett annat.

Markera ett stycke och gör ändringar för teckensnitt och storlek. Medan texten är markerad klickar man på knappen Hämta format. Formatet kopieras nu. Markera ett annat stycke som också skall ha formatet. Nu formateras det nya stycket med det kopierade eller hämtade formatet!

6. Autoformat

Autoformat innebär att man överlåter åt Word att göra vissa ändringar av formatet på texten.

Word skapar då en layout som är tänkt att passa med den text man skrivit.

Ta bort formatet på alla text i dokumentet formatmall.txt (om du har ändrat det).

Markera all text och gå in under menyn Format. Välj Autoformat så att du får upp en liten ruta.

Här kan du antingen låta Word bestämma själv eller låta dig godkänna varje ändring. Du kan också ställa in vilken typ av dokument du vill skapa.

Under Alternativ hittar du ganska många inställningsmöjligheter. När du är klar trycker du på OK och så formaterar Word dokumentet åt dig.

Skulle du inte bli nöjd kan du alltid ångra eller gå in och ändra på de ställen du vill justera.

Det kan vara bra att veta att Word använder de formatmallar som redan finns inställda för dokumentet.

Bäst resultat får man om man går in och godkänner alla ändringar. Då kan man också bättre styra vilken formatmall Word skall använda. Klicka på knappen Formatmallslista så ser du alla de mallar som finns.

7. Autotext

Autotext är ytterligare en möjlighet att lägga in formaterad text i dokumentet. Det kan t.ex vara en adress, ett brevhuvud eller en bild man vill infoga.

Öppna ett nytt dokument och skriv in den text du vill använda som autotext. Välj t.ex ditt namn och adress, med rätt teckensnitt och storlek. Markera sedan den text du vill använda.

Gå in under Infoga - Autotext - Ny autotext. Skriv in ett namn för autotexten, t.ex Adress eller vad du vill.

Öppna ett nytt dokument och gå in under Infoga - Autotext - Autotext. Leta upp din autotext i listan, markera den och klicka på OK.

Nu dyker din text upp överst i dokumentet!