Dokumentmallar

1. Vad är en dokumentmall?

Dokumentmallar är speciella dokument med ett eget format, som innehåller inställningar för de olika formatmallarna, bildobjekt, kantlinjer, sidhuvud, sidfot, utskriftsformat, pappersstorlek, m.m.

Word använder alltid en dokumentmall när den öppnar ett nytt dokument. Om man stör sig på att alla nya dokument har Times New Roman 10 punkters text och felaktiga marginaler, kan med fördel skapa en egen mall. Vi skall strax titta närmare på hur man gör det.

Samtliga mallar ligger i Office-mappen på datorn. Gå in under Office och öppna mappen Mallar, så hittar du alla de mallar som finns. Här kan du lägga till egna mallar, om du vill.

2. Använd Words färdiga mallar

När man startar Word eller något annat Office-program, öppnas alltid ett projektgalleri, där man kan välja bland olika mallar. När man valt en viss mall öppnar Word ett nytt dokument som baseras på mallen.

Man kan också välja Arkiv - Nytt för att få upp projektgalleriet. Däremot fungerar det inte att bara klicka på knappen Nytt dokument på verktygsfältet Standard. Det senare leder nämligen bara till att ett nytt dokument öppnas, som baseras på Normal.dot (se nedan).

De ändringar man gör i dokumentet påverkar normalt inte mallen. Dokumentet baseras nämligen bara på formatmallen, men lever i övrigt sitt eget liv. Bara om man väljer att spara dokumentet som en formatmall kan den ursprungliga mallen ändras.

Man brukar göra mallar för de viktigaste rutinerna, t.ex för affärsbrev, för fakturor, för försättsblad, osv.

Öppna Word för att se projektgalleriet. Bilden visar hur det ser ut i min version av Word, som (som är version 2001).

Här kan jag välja bland olika mallar och även hitta mina egna mallar. Pröva dig fram och se hur de olika mallarna ser ut!

3. Ändra i en befintlig mall

Den mall som Word använder som standard för nya dokument heter Normal.dot. Lägg märke till att filändelsen för dokumentmallar är dot och inte doc.

Den finns i Office-mappen i mappen Mallar, men för att göra ändringar räcker det med att öppna ett dokument som baseras på den.

Jag har gjort ändringar i Normal.dot för att jag vill ha ett annat teckensnitt och en annan textstorlek än den som finns angiven. Dessutom har jag ställt in dokumentets marginaler och annan utskriftsinformation. Jag har också lagt in en sidfot med automatisk sidnumrering.

När du har gjort ändringarna väljer du Arkiv - Spara som. Under Filtyp väljer du dokumentmall.

Word byter nu oftast katalog till Mallar, så att du hamnar rätt.

Annars får du leta upp Office-mappen och sedan mappen Mallar, där Normal.dot ligger.

För att ändra i Normal.dot skriver du in det filnamnet och trycker på spara. Word frågar dig då om du vill radera den gamla mallen och på det svarar du ja.

Du kommer sedan att se en lite annan symbol i namnlisten på det fönster du arbetar med. I översta kanten syns nu inte längre en symbol för ett vanligt dokument, utan en symbol för dokumentmallen.

När du sparat en mall fortsätter Word alltså att använda mall-läget. Om du stänger malldokumentet och sedan väljer Arkiv - Nytt, kommer du att kunna öppna ett nytt dokument, som baseras på den nya mallen.

4. Gör en egen dokumentmall

På samma sätt som du ändrade i en befintlig mall skapar du en egen. Men då väljer du ett annat filnamn, för att inte behöva skriva över någon av Words mallar.

Har du många egna mallar kan du med fördel skapa en särskild katalog för dem. Dock kan det vara dumt att inte lägga mallarna i mappen Mallar i Office-mappen. När då?

Jo, på många skolor och företag behöver man ändra katalogen för sina mallar och t.ex lägga dem på en central server. Det kan t.ex vara så att datorns hårddisk raderas efter dagens slut och all information som då inte finns sparad på servern försvinner.

Då måste man välja en annan katalog. I princip är det bara att leta upp det ställe man vill spara mallen på och trycka på spara. Men man vill också slippa allt jobb med att leta upp sina mallar igen.

Det kan också vara så att man delar datorn med flera andra. Man har kanske då en lösenordsskyddad del av datorn, där man vill lägga sina mallar, så att ingen annan kommer åt dem.

Därför kan man också ställa in sökvägarna för Word, så att den lättare hittar mallarna man skapat.

Gå in under Verktyg - Alternativ - Sökvägar. (I min version av Word finns samma meny under Redigera - Alternativ - Sökvägar.)

Sökvägen är på bilden bara till Mallar-mappen på hårddisken.

Hade jag sparat på ett nätverk hade detta alternativ också synts. Som du se kan man klicka på Ändra för att skapa en ny sökväg. Word letar sedan där för att hitta dina dokumentmallar.

Tips!
De ändringar man gör under sökvägar påverkar inte bara Word utan även Excel. Excels dokumentmallar har filändelsen .xlt och dokumenten .xls.

5. Spara en formatmall med en dokumentmall

På sidan om formatmallar fick du lära dig att det går att spara en formatmall både tillsammans med ett enskilt dokument och i en dokumentmall. Det senare kräver lite mer pillande, som vi nu skall se.

När du gjort en formatmall som du vill spara i en dokumentmall, går du antingen in och sparar hela dokumentet som en mall. Du kan också gå in under Format - Formatmall och klicka på rutan Ändra. Här finns en kryssruta med texten "Lägg till dokumentmallen".

När man sedan sparar dokumentet frågar Word om man vill spara ändringarna i dokumentmallen. Svarar man ja uppdateras dokumentmallen med den nya formatmallen.

Tips!
I rutan i bilden här ovanför hittar du en liten knapp som har texten Kortkommando på sig. Klickar man på den får man upp en ny ruta där man kan ange ett kortkommando för vald formatmall, t.ex Shift+Alt+2 eller någon annan ledig kombination. Shift, Ctrl och Alt brukar vara de tangenter man använder.