Disposition och innehåll

1. Visningsläget Disposition

På förra sidan fick du lära dig lite om hur man använder formatmallar. På den här sidan berättar jag om hur formatmallar kan utnyttjas för att skapa bl.a innehållsförteckningar och index.

Börja med att öppna filen formatmall.doc, som finns i mappen ovningar i programkunskap/word på CD-skivan.

Här hittar du filen >

Tips!
Om du använder Internet Explorer öppnas filen eventuellt i det programmet, eftersom det använder en plugin för att just kunna läsa Office-filer i webbläsaren.

Då måste du i stället ladda ner filen till din dator. Högerklicka på länken och välj alternativet "Spara mål som..." eller "Save this link as..."

Öppna sedan filen i Word.

Använd de inbyggda formatmallarna för dokumentet, så att hela texten får något format. Lämpligast är att välja Rubrik 1 eller Rubrik 2 för rubrikerna och sedan Normal för brödtexten.

När hela dokumentet är formaterat går du in under menyn Visa och väljer Disposition som visningsläge.

Nu händer två saker. Dels får du förmodligen fram ett verktygsfält för dispositionsläget.

Dels får du se en hierarkisk översikt - en disposition - över ditt dokument. Dispositionsläget är användbart för att se att alla rubriker är enhetliga och att texten löper efter en genomtänkt plan. Man har stor nytta av att utnyttja dispositionsläget framförallt när man skriver långa texter.

Du kan välja att se hela dokumentet eller bara rubrikerna. Klickar du på knappen Visa Rubrik 2, försvinner brödtexten från skärmen och i stället visas endast rubrikerna.

I bilden ovanför har jag skrivit in namnen på rubrikerna för att du enklare skall kunna se hur dispositionsläget ser ut.

Jag har också valt att bara visa de tre rubrikerna, men dölja brödtexten. (Jag klickade på knappen Visa Rubrik 3 på verktygsfältet Disposition.)

Man kan enkelt justera en felaktigt inställd rubrik genom att klicka på knappen Höj en nivå, Sänk en nivå, osv. Man kan också flytta omkring rubrikerna och olika stycken genom att klicka på knapparna Flytta upp och Flytta ned.

Tips!
Framför de olika rubrikerna hittar du också plus- och minustecken. Dessa kan du klicka på för att visa eller dölja den text som finns under, t.ex mellanrubriker eller brödtext.

Tänk också på att sidhuvud och sidfot inte visas i dispositionsläget. Det måste man ta fram manuellt.

Man kan också skriva in text i detta visningsläge, men det kan kännas lite ovant i början. Jag brukar själv använda Sidlayout för den text jag skriver. Sedan kontrollerar jag min disposition under Disposition, för att se att texten är rätt disponerad.

Tips!
Längst ner till vänster i dokumentfönstret hittar du några små knappar. De är genvägar till de olika visningslägena.

2. Online-layout

Fortsätt med samma dokument och att ta fram visningsläget Online-layout. Du hittar det antingen under knapparna längst nere till vänster i Word, som jag nyss nämnde, eller under Visa - Online-layout.

Detta läge används på ungefär samma sätt som Disposition: Man kan skrolla upp och ned i dokumentet för att kontrollera att alla stycken och rubriker ligger rätt.

Dokumentet brukar också delas i två delar, där den högra visar det man skrivit utom sidhuvud och sidfot. I fönstret till vänster syns alla rubriker och stycken och man kan ta fram eller dölja nivåer med de plus- och minustecken som syns framför varje stycke.

De olika raderna fungerar också som länkar till olika delar av dokumentet. Därav namnet; man är "online". Genom att klicka på en länk slipper man alltså skrolla för hand utan Word hoppar direkt dit man vill komma. Detta är alltså ett väldigt snabbt sätt att surfa genom ett långt dokument.

3. Skapa en innehållsförteckning

Med hjälp av formatmallarna är dokumentet också förberett för att skapa en innehållsförteckning. Fördelen med att låta Word göra en sådan är naturligtvis att man slipper mycket krångel vid inskrivningen. Dessutom uppdateras den automatiskt så fort man gör ändringar i dokumentet.

Man skapar en innehållsförteckning genom att ställa sig där man vill ha den placerad, t.ex längst fram eller sist i dokumentet.

Sedan går man in under Infoga - Index och förteckningar och väljer fliken Innehållsförteckning. Man får då upp en ruta med olika alternativ.

Dels kan man välja olika typer av innehållsförteckningar, dels kan man välja hur omfångsrik den skall vara (=nivåer). Man kan också gå in och välja andra formatmallar eller göra andra finjusteringar. När man är klar klickar man på OK och Word skapar då innehållsförteckningen.

Om du skulle ändra i ditt dokument måste du också säga till Word att uppdatera innehållsförteckningen.

Det gör du genom att ställa dig i innehållsförteckningen och högerklicka (Ctrl+klicka i Mac) och välja alternativet Uppdatera fält.

Nu får du upp en ny ruta där du kan välja att uppdatera endast sidnumren (om du bara lagt till brödtext) eller uppdatera hela tabellen (om du lagt in nya rubriker).

4. Gör ett index

Index kallas även sakordsregister och är en förteckning över olika uppslagsord som förekommer i en text. Faktaböcker brukar nästan alltid ha ett index längst bak, där man kan slå upp ordet och sedan hitta de sidor detta ord förekommer på.

För att Word skall kunna veta vilka ord som är indexord (eller nyckelord), måste dessa markeras. Det räcker dock med att markera varje ord en enda gång.

När du markerat ett viktigt ord kan du antingen trycka det kortkommando som finns för denna funktion. Problemet är att det förekommer flera olika kortkommandon i olika versioner av Word. Alt+Shift+X är ganska vanligt i Windows.

Jag vet inte om det finns något kortkommando i Mac, men man kan själv leta fram det i hjälpfilerna om man vill. Samma förfarande gäller för både Mac och Windows:

Gå in under Innehåll och index och klicka på Index - S som i snabbkommandon. De på Microsoft som har översatt Word har av någon anledning frångåt den gängse termen "kortkommando" och i stället valt "snabbkommando". I listan ser du snart var du hittar olika kommandon.

Hittar man inget kortkommando, kan man i stället gå in under Infoga - Index och förteckningar. Välj fliken Index. En ruta kommer upp där du kan klicka på knappen Markera indexord, för det ordet du vill lägga till biblioteket av indexord.

När du klickat på den knappen dyker ännu en ruta upp. Efter rubriken Huvudpost visas det markerade ordet. Du kan välja detta eller skriva in ett nytt ord. Underpost innebär att ett annat ord eller fras är underordnat ditt huvudord. Det kan t.ex vara så att ditt indexord hänger samman med flera olika ord, som du här kan hålla isär från varandra.

Korsreferens innebär att du kan låta ditt indexord hänvisa till ett annat ord.

Du har säkert sett detta i olika index när det står t.ex "site: se vidare under sajt".

Du skall också bestämma dig för om indexordet skall fungera på den aktuella sidan eller i ett visst intervall, om sidhänvisningen skall skrivas med fet stil, osv.

Du kan antingen markera ett ord i taget, genom att klicka på Markera, eller välja att markera alla på samma gång.

När du lagt till ett ord hittar du det markerat i dokumentet. Word har skapat ett slags fält för detta ord, för att indikera att det lagts till indexet. Om du inte ser detta måste du kanske ta fram dolda tecken. Du hittar knappen Visa/Dölj på verktygsfältet Standard. När alla ord lagts till går du till slutet av dokumentet, där indexet skall placeras. Gå in under Infoga - Index och förteckningar - Index. Du kan redigera utseendet på indexet i rutan Format. Klicka på OK för att få Word att infoga ditt index.

Tips! Det kan vara väldigt tidsödande att markera alla indexord i efterhand. Därför bör du lägga till dem medan du skriver. Då underlättar du för dig själv och slipper ödsla tid i onödan.

Tips! För att få med indexet i innehållsförteckningen bör du också skapa innehållsförteckningen efter att du gjort indexet.

5. Bokmärken och korsreferenser

Jag skall kort också nämna två funktioner som kan vara bra att känna till. Bokmärken används för att markera en speciell plats i ett långt dokument, som man vill kunna hänvisa till. Man hänvisar till bokmärken med hjälp av korsreferenser.

En fördel med att använda bokmärken är att man underlättar läsningen av stora dokument.

Ett bokmärke kan då leda till en viss sektion eller ett visst kapitel.

Bokmärken kan vara en rubrik, ett stycke, ett ord eller något annat i dokumentet.

Vanligast är att man använder rubriker. Markera en rubrik en bit ner i valfritt dokument, gärna ett långt, och gå in under Infoga - Bokmärke.

Skriv in ett namn (utan mellanslag) och klicka på Lägg till.

För att komma till detta ställe går du in under Redigera - Gå till och väljer fliken Gå till.

Välj alternativet Bokmärke i listan till vänster och välj rätt bokmärke i menyn till höger.

Du kan också göra alla bokmärken i ett dokument synliga genom att gå in under Verktyg - Alternativ - Alternativ och sedan under fliken Visning kryssa i bokmärken. (I min version av Word går man dock in under Redigera - Verktyg osv.)

Så långt har vi nu lärt oss hur man lägger in bokmärken och hur man hoppar till olika ställen i ett dokument. För att skapa en hänvisning eller korsreferens till ett bokmärke måste man gå lite annorlunda till väga.

En korsreferens är ett fält som fungerar ungefär som en hyperlänk. När man läser ett ord kan man plötsligt hitta texten (se sidan 10) och då kan man klicka på denna text och på så vis hoppa till det stället.

Korsreferenser är emellertid bättre att använda än vanliga hyperlänkar, eftersom de uppdateras automatiskt när man lägger in annan text. Korsreferenser är t.ex mycket lämpliga för fotnötter.

Markera ett ord i valfri text och gå in under Infoga - Korsreferens.

Under Referenstyp väljer du bokmärke, om du vill att korsreferensen skall peka på ett sådant.

Men då måste du ha lagt in ett bokmärke, förstås.

I menyn väljer du det bokmärke du vill att referensen skall hänvisa till.

Under Referera till kan du välja att referera till bokmärkets plats eller till en viss sida där bokmärket finns. Som du ser kan du också låta hänvisningen bli en klickbar länk om du vill.

Korsreferenserna kan alltid uppdateras efter att du gjort ändringar i texten. Normalt sker detta med tangenten F9. Möjligen måste man först också markera all text.