|
|
Felsökning i PowerPoint |
1. Inledning
I Word och Excel hittar man nämligen sällan sådana problem jag berättar om här. Därför har jag bestämt mig för att skriva en sida om hur man felsöker och rättar till de fel som uppstår. Ja, i de fall där det är möjligt. Till min hjälp har jag haft Microsofts tekniska information. Jag har skrivit upp några bra länkar på min sida med länkar för webbutvecklaren: Gå till denna sida > 2. Problemformulering
När man arbetar med PowerPoint blir filerna ganska snart stora. En presentation på 30-40 bilder med ljud kan ganska lätt hamna på lika många megabytes eller ändå mer. PowerPoint fungerar så att de objekt man lägger in i sin presentation, t.ex bilder och ljud, bäddas in i den. Resultatet blir en enda stor fil, snarare än en datafil och flera externa filer. Det senare förfarandet är ju principen bakom hemsidor. Stora filer tar lång tid att öppna och spara och blir därmed känsliga för fel. Det räcker att datorn skriver fel någonstans för att filen sedan inte skall gå att öppna igen. Detta problem är särskilt stort när man arbetar i nätverk. Att spara en fil från sin egen dator på en dator eller server någon annanstans på nätverket, är ytterst vanskligt. Vanligt är att man får s.k "timeout-fel", som innebär att servern helt enkelt tröttnar på att vänta på att filen skall sparas och stänger av kommunikationen. Därmed går värdefull data bort och filen är förstörd.
Men det finns även flera andra problem, som dock är svårare att avhjälpa och som jag inte tar upp i min felsökningshjälp nedan: Dessvärre har Microsoft inte lyckats få ner filstorlekarna, eftersom PowerPoints clipart-bilder och ljud oftast är i okomprimerade format, t.ex BMP och WAV. Därför brukar många utnyttja komprimerade format, t.ex GIF och JPEG. Hanteringen av sådana, mindre utrymmeskrävande format, är dessvärre inte heller den bästa. Bilder man skapat för webben i t.ex Photoshop, får något annorlunda färger och blir en aning suddigare när de packats upp i programmet. Detta fel går dessvärre sällan att åtgärda. Man kan visserligen förändra ett bildobjekts (som ju bilder kallas i PowerPoint) ljusstyrka, men det hjälper sällan fel på färgerna. Det går också att förminska ett bildobjekt för att göra den något tydligare, men inte heller detta fungerar alltid. PowerPoint är dessutom dåligt på att hantera ljud. Vill man göra mer avancerade presentationer, upptäcker man snart att ljudet hackar och spelas upp ryckigt. Ibland räcker det med att man spelar igenom sitt bildspel en gång innan man visar det "på riktigt", men oftast är datorn helt enkelt inte tillräckligt snabb och minnet för litet. PowerPoint kräver en hel del datorkraft för att presentationerna skall flyta friktionsfritt.
Man brukar därför rekommendera att Office-versionen är samma eller högst en version senare än operativsystemet. Om man följer denna rekommendation får man först och främst en positiv bieffekt: datorn är tillräckligt snabb att handskas med programmen. Dessvärre brukar nämligen nya Office-paket ta så mycket kraft ur datorn, att man måste ha en någorlunda snabb hårdvara för att alls kunna använda programmen. För det andra slipper man också många fel som uppstår då Office skall hanteras av operativsystemet. Man kan då också lätt ladda hem de "servicepaket", som Microsoft lägger ut för nerladdning på sin hemsida. Dessa paket skall man installera för att rätta till alla buggar. Många gånger fungerar också Office bättre på just de områden där man tidigare hade problem, medan nya fel kan uppstå, inte sällan i andra program som dittills fungerat felfritt. Hur man löser sådana här buggar och mjukvarukonflikter är naturligtvis ett dilemma, men själv har jag installerat ett program som håller reda på alla filer i datorn och rättar till de fel som uppstår. Det finns många sådana program och jag har en lista med tillverkare på min sida med säkerhetslänkar: Gå till den sidan > 3. Hur man löser problemen
Den vanligaste anledningen till att filer förstörs är att de inte sparas på rätt sätt. Många stänger t.ex ner programmet eller kopplar ner förbindelsen till nätverket, innan presentationen har sparats ordentligt. En riktigt stor fil, på 50 MB, kan ta en kvart att spara, så det gäller att ha tålamod! Om det tar lång tid att spara kan man öka datorns kapacitet genom att stänga av alla andra program. Stäng framförallt av webbläsare och saker du försöker ladda hem från nätet.
När man är klar öppnar man dels sitt konto och sedan mappen med sin presentation, helst i var sitt fönster, och så använder man dra-och-släpp och flyttar över det man gjort. På så vis får man också en säkerhetskopia. Använd aldrig kopiera och klistra in när du skall flytta filerna! Då involverar du nämligen datorns minne och servern får sitta och vänta på att datorn skall leverera det den kommer ihåg, något som tar mycket längre tid och fungerar sämre. Dra-och-släpp är alltså det bästa. Använder man s.k "removable media", som disketter, CD-skivor och liknande, måste man vara extra försiktig. Man bör heller aldrig spara direkt på sådana enheter. Tänk på att ha gott om plats på den enhet du skall spara, så att presentationen får plats.
Om man upptäcker att den fil man sparat är förskräckligt stor, kan man med fördel komprimera den. Använd t.ex WinZip för att "zippa" den. Sen är den lättare att flytta och skicka. Ett vanligt fel är att länkarna inte fungerar som de skall. Egna ljud som man har lagt in fungerar inte om presentationen flyttas och ljudfilerna inte flyttas på samma gång. Se också till att förvara ljuden i samma mapp som din presentation, så kan du enkelt flytta alla relevanta filer på samma gång. File cannot be opened. Part of file missing... När man får upp ett felmeddelande som säger något i den stilen, är det lätt att hålla sig för skratt. Det betyder nämligen att programmet inte kan öppna filen. Man kan då försöka göra något av följande:
Öppna först PowerPoint och försök sedan öppna filen via Arkiv - Öppna. Att dubbelklicka på filen brukar fungera sämre. Man kan också använda dra-och-släpp för att dra in filen i programmet. Starta om datorn och försök igen. Om inte det går kan du försöka öppna filen på en annan dator, helst med samma eller en nyare version av programmet. Om filen är sparad på en Macintosh-dator saknas eventuellt filextensionen. Högerklicka och ändra namnet till något som slutar på .pps så att Windows förstår. Tänk också på att aldrig ha svenska tecken, mellanslag eller andra konstiga tecken i filnamnet! Stäng alla program och kör Scandisk på filen för att reparera eventuella fel. Enklast startar du Scandisk genom att gå in under Start-menyn, välja Program - Tillägg - Systemverktyg och sedan Scandisk. Välj vilken enhet du vill scanna, t.ex den egna hårddisken, och tryck på Start.
Allra bäst, för både Mac och Windows, är att införskaffa ett bättre program som kan reparera filer, t.ex Nortons. Om presentationen innehåller mycket text kan du försöka öppna den med ett textredigeringsprogram, t.ex WordPad eller BBEdit. Då syns PowerPoints formatering som fyrkanter och konstiga tecken, men har man tur lyckas programmet leta upp den text man skrivit. Denna kan man sedan föra över till en ny presentation. |
När man arbetar med PowerPoint upptäcker man ganska snart att programmet inte fungerar felfritt. Dessvärre fungerar det lite annorlunda - och sämre - än sina övriga syskon i Office-familjen. 
Här skall jag nu berätta om några av de problem jag upptäckt när jag arbetat med programmet.
Stora filer och långa väntetider skapar alltså många problem. Jag skall berätta ganska ingående om hur man kan lösa några av dem, i nästa avsnitt.
Rent generellt är det också så med Microsofts produkter, att de innehåller många fel och s.k "buggar", när man köper dem. Dessa visar sig väldigt tydligt då man installerar en ny Office-version på en för gammal version av Windows. 
Här tänkte jag berätta vad man kan göra då man upptäcker att en fil man sparat inte går att öppna. Detta problem uppstår då datorn och/eller servern i nätverket inte klarat av att hålla reda på hela filen, utan slarvat bort en del av den.
Arbetar man över ett nätverk skall man aldrig spara direkt över nätverket, för att undvika timeout-fel. I stället skall man alltid spara sina filer på den egna datorn. 
Att strömmen går precis när man håller på att spara kan man ju inte göra mycket åt, men har man stora filer bör man tillfälligt stänga av virusskyddet. Det kan nämligen störa sparandet av filen, så att delar faller bort. Scanna filerna för virus först när filerna är korrekt sparade.
I Mac finns en mapp på hårddisken som heter "Verktygsprogram". Där hittar du några enkla verktyg för att kontrollera datorn.