PowerPoint - grundkurs

1. Inledning

PowerPoint är ett presentationsprogram, vilket betyder att man kan använda det för att skapa presentationer och bildspel av olika slags arbeten. På den här sidan får du lära dig grunderna i programmet med versionsnummer 97 och 98.

Jag har anpassat första sidan för Windows, men programmet fungerar på samma sätt i Mac.

I stället för att högerklicka får man antingen hålla nere musknappen, hålla nere Ctrl och klicka eller välja från menyerna.

När du startat programmet visas en dialogruta, som bilden visar till höger.

Precis som i Word och Excel kan du välja att öppna en ny presentation, en mall eller en presentation som redan är påbörjad.

Väljer du Innehållsguiden kan du läsa hjälpavsnitten till programmet. Du hittar emellertid samma text när som helst under Hjälp-menyn längst upp på skärmen.

Öppna en tom presentation

Nästa dialogruta låter dig bestämma vilken typ av bild du vill använda. Bild kallar man nämligen varje ruta i presentationen. Normalt säger man ju "bild" om en GIF- eller JPEG-bild, men i Office heter sådana i stället bildobjekt. Det är bra att hålla isär dessa båda begrepp!

Man kan välja att använda en bild med redan färdig layout om man vill.

Då skriver man bara in de rubriker och lägger in de bildobjekt man vill.

Men det skall vi inte göra här, eftersom vi skall göra vår egen layout.

Öppna en tom bild

2. Verktygsfälten

Från början ser du två verktygsfält, som heter Menyrad och Standard. Genom att hålla muspekaren över de olika ikonerna på verktygsfälten, får du en kort förklaring av vad de är till för.

Verktygsfältet Menyrad innehåller ett antal menyer, som du får fram genom att klicka på orden Arkiv, Redigera, osv. Vissa funktioner som finns under dem är specifika för just PowerPoint, men det mesta känner du säkert igen från de andra Office-programmen. Jag kommer att gå igenom detta verktygsfält efter hand.

Verktygsfältet Standard har många funktioner som vi inte behöver gå igenom här. Ångra-funktionen är naturligtvis användbar. "Infoga Clipart" och "Ny bild" är snabbknappar för samma alternativ som finns i menyradens Infoga.

Innan vi börjar måste vi titta lite närmare på hur man arbetar med programmet. Vi skapar först en ny bild. Du kan antingen klicka på snabbknappen eller gå in i Infoga och välja "Ny bild". Sedan har vi gjort två bilder i vår presentation. Det är på dessa vi skall lägga in texter och olika bildobjekt, och det är dessa bilder vi så småningom skall klippa ihop till en presentation.

Skapa en ny bild

För att se efter hur många bilder man har i sin presentation kan man rulla med rullningslisten till höger. Då ser du att du har två olika tomma bilder.

Det finns också några olika visningslägen, som man antingen når från menyn Visa eller genom att klicka på någon av knapparna längst ner till vänster på skärmen.

Här har jag valt att gå in i Visa-menyn. Du ser de olika alternativen: Bilder, Disposition, Bildsortering, Anteckningssidor och Bildspel.

Bilder är det visningsläge man använder för att lägga in bildobjekt och texter på sina bilder.

Om du väljer Bildsortering får du en översikt av alla de bilder som ingår i din presentation.

Bildspel visar hur bilden kommer att se ut i själva presentationen.

Resten av alternativen tänkte jag inte gå igenom här, eftersom det mesta är ganska självklart när du lärt dig grunderna. Under "Bakgrund" kan du t.ex ändra bakgrunden och under "Stödanteckningar" kan du göra just sådana medan du arbetar.

Vertygsfält är dock bra att känna till. Här går du in när du vill ta fram ett visst verktygsfält, t.ex Rita eller Bildobjekt.

Välj alternativet Bildsortering. Gå sedan tillbaka till visningsläget Bilder igen.

3. Redigera en bild

Vi skall nu redigera bilden, t.ex ändra färger, lägga in olika objekt och animera dem. Det finns mycket man kan göra i PowerPoint, men här får du bara lära dig det allra mest grundläggande.

3.1 Ändra bakgrundsfärg

Högerklicka på det vita i bilden

Det enda vi skall titta närmare på här är alternativet "Bakgrund".

De övriga alternativen kan du läsa mer om under Hjälp-menyn och Innehåll och index.

Om du klickar på Index får du upp en ruta där du kan skriva in olika sökord, t.ex färgscheman.

Välj bakgrund

Följande bild dyker då upp (se här bredvid).

1. Genom att klicka på den lilla svarta, nedåtpekande pilen, får man fram relevanta alternativ för att ändra såväl färger som fyllningseffekter.

2. Under Färger ställer man in den färg man tycker passar. Under Fyllningseffekter hittar man mängder med olika mönster. Snyggt är t.ex att använda två färger och alternativet Från rubrik. Pröva dig fram!

3. När man är nöjd kan man antingen välja att klicka på Använd eller Använd för alla, beroende på om man vill ha denna bakgrund på denna eller alla bilder.

Välj den bakgrundsfärg du tycker passar

3.2 Lägg in WordArt

Klicka på "Infoga WordArt" i verktygsfältet Rita.

Du får då upp ett antal alternativ. Välj den texttyp du tycker passar med din presentation och klicka på OK. En ny ruta dyker upp där du skriver in din text. Klicka på OK för att godkänna.

Nu hamnar texten på bilden (det vita). Om du klickar en gång på texten markeras den. Det ser du genom att det blir små fyrkanter runt den. När ett objekt är markerat kan du alltid flytta runt den med musen. Genom att ta tag i en fyrkant med muspekaren kan du ändra storleken på objektet. Om du markerar objektet och trycker på delete, tar du bort det. Om du högerklickar på objektet kan du t.ex kopiera det, animera det eller formatera det.

Högerklicka på texten och välj "Formatera WordArt".

Ändra på texten och försök förstå vilka alternativ som finns.

3.3 Lägg in text

Bredvid WordArt-knappen finns en som heter Textruta. Klickar man på den kan man lägga in vanlig text.

Klicka på knappen Textruta och klicka sedan på bilden där du vill lägga in texten.

Man ställer in storlek och teckensnitt genom menyn Format och sedan alternativet "Tecken". Man kan också högerklicka och välja Tecken eller använda verktygsfälten.

Skriv in den text du tycker passar. Ändra sedan storlek och teckensnitt på texten.

3.4 Lägg in ett bildobjekt

Man kan både lägga in en clipart-bild från det bibliotek som finns i programmet, eller importera en GIF- eller JPEG-bild från Internet.

Man kan i vissa fall även importera andra bildformat, t.ex BMP- och QuickTime-filer. Allt sådant står dokumenterat i hjälpfilerna till programmet.

Gå in under menyn Infoga - Bildobjekt.

En ny ruta öppnas som ser ut som den här nedanför. Du har flikar med ClipArt-bilder, som oftast ligger i BMP- eller webbanpassade format som GIF och JPEG.

Du har även fotografiska bilder (Bilder), WAV-filer under Ljud och AVI-filer under Video. Flera andra filformat kan också förekomma.

Microsoft och andra företag säljer CD-skivor med bilder på.

Det finns också gott om sajter med bilder.

Läs mer på min sida med surftips. Gå dit >

Egna bilder kan man enklast lägga in genom att välja alternativet Från fil. Sedan får man själv leta upp det ställe där man har lagt sina bilder.

Hur man gör intressanta presentationer berättar jag mer om på min webresurs, på sidorna om multimedia

Man kan antingen bläddra igenom alla bildobjekt ett efter ett eller sortera dem. Det görs längst till vänster. Man väljer sedan genom att klicka på den bild man vill lägga in.

Bilden klistras in med knappen Infoga. Som du ser finns också en sökfunktion, där man kan söka på vissa nyckelord, t.ex "blomma" eller "fjäril".

För att placera bilden drar man och släpper den som vanligt. Man kan också flytta den med piltangenterna. Millimeterprecision får man om man samtidigt håller nere Ctrl-tangenten på tangentbordet!

Infoga valfritt bildobjekt i din fil och placera det var du vill.

3.5 Redigera ett bildobjekt

Man kan som vanligt ta tag i fyrkanterna runt ett markerat bildobjekt, för att ändra storleken på det.

Men mest intressant är kanske verktygsfältet Bildobjekt, som du ser här bredvid.

För man muspekaren över de olika knapparna, får man en kort förklaring vad de döljer för funktioner. Man kan t.ex förvandla en färgbild till gråskala, öka ljushet och kontrast, beskära och ändra färger.

Det finns också en knapp för att återställa bildobjektet som det var innan man började. (Längst uppe i verktygsfältet Standard finns också Ångra-knappar, som går lika bra att använda.)

Klickar man på fjärde knappen från höger, den med spannen och kartan, kan man ändra färgerna på bildobjektet. Du får då upp en palett med de färger bildobjektet innehåller.

Sedan kan du ändra dessa till valfria egna. Resten av alternativen får du utforska på egen hand!

3.6 Animera ett objekt

Vi skall nu animera ett objekt i bilden.

Att animera betyder att man lägger in rörelser och ljud.

I PowerPoint finns bara ytterst begränsade möjligheter till detta och programmet är främst anpassat för att skapa ytterst enkla animeringar.

Gå in under menyn Bildspel och välj Anpassa animering.

Klicka på fliken Animering.

Nu ser du först och främst alla de objekt du lagt in på sidan. De ligger i den stora rutan längst nere till vänster. Markerar du ett objekt aktiveras alternativen till höger.

Man kan välja att animera och sedan att animeringen skall starta automatiskt efter ett antal sekunder eller efter att man klickat med musknappen.

Välj att animera automatiskt efter 2 sekunder.

Så fort du aktiverat ett objekt hoppar dess namn upp i rutan högst upp till vänster. Det ser du på bilden här ovanför. Har du flera animerade objekt kan du sortera dem med knapparna upp och ner.

Under fliken Effekter kan du ställa in hur du vill att animationen skall gå till. Du kan välja hur rörelsen skall ske, t.ex ovanifrån. Du kan också ackompanjera bildobjektet med ett ljud.

Den gråfärgade rutan till höger under samma flik aktiveras först när du lagt in ett vanligt textfält i din bild. Den är alltså inaktiv när man använder bildobjekt och WordWr.

En viss idé om hur det kommer att se ut får du om du klickar på knappen Förhandsgranska. Men riktigt blir det först när du klickat på OK och sedan på Bildspel - Visa bildspel, bland menyerna. För att komma tillbaka dubbelklickar du på bilden eller trycker escape.

På det här viset kan du alltså animera alla objekt i din bild och lägga in rörelser och ljud!

3.7 Lägg in ljud

Det finns flera olika sätt att lägga in ljud. Man kan antingen göra som jag skrev i förra avsnittet och lägga in ljudet med bildobjektet, i samband med att man animerar det. Då kan man också lägga in egna ljud.

Man kan också lägga in ett ljud som spelas upp medan bildvisningen pågår. Om man har ett sådant ljud lägger man in det så här:

Gå in i Infoga och välj Film och ljudklipp och sedan Ljud från fil. Bläddra fram till det ljud du vill lägga in.

En liten ikon dyker nu upp i bilden. För att inte denna skall synas kan du lägga den vid sidan om bilden. Den aktiveras ändå.

Gå in under menyn Bildspel och välj Anpassa animering.

Klicka på fliken Uppspelning.

Nu får du upp nya alternativ och det finns flera olika sätt att använda dem på, beroende på vilket slags ljud du har valt. Är ljudsnutten för lång kan det hända att det huggs av när nästa objekt i bildvisningen spelas upp eller då bildspelet växlar från en bild till en annan.

Om man vill att ljudet skall fortsätta spelas upp medan bildvisningen pågår, måste man alltså ställa in det. Då klickar man i rutan "Spela upp med animeringsordning".

Vill man däremot att ljudet skall spelas färdigt innan nästa objekt eller bild visas, väljer man i stället alternativet "Gör paus i visningen".

3.8 Bildövergångar

Välj Visa - Bildsortering

Längst upp hittar du nu verktygsfältet Bildsortering. Du ser att det står Ingen övergång i ett av fälten.

Klicka på den lilla knappen längst till vänster för att få fram de olika alternativen. Knappen är i bilden inringad med rött.

En ny ruta öppnas, som ser ut så här:

Under Effekt väljer du hur du vill att bilderna skall växla mellan varandra och hur snabbt det skall ske.

Lös upp och Medel brukar bli bra ihop. Du får ett exempel i rutan där det syns en nyckel.

Under Frammatning kan du välja att ställa in om bilderna skall matas fram med musklick eller automatiskt, samt i så fall efter hur många sekunder.

Här måste du pröva dig fram för att få rätt värden!

Även här kan du ställa in ljud, om du vill att ett sådant skall spelas upp under bildövergången.

När du är klar med en inställning kan du antingen klicka på "Använd för alla" eller "Använd". Använd för alla ställer in dina val för alla bilder i serien. Använd ställer in för endast en bild. När du är klar klickar du OK.

Vill du sedan se eller ändra inställningarna för varje enskild bild, markerar du bilden och klickar på den lilla pilen vid bildövergångseffekter på verktygsfältet Bildövergång.

4 Spela upp bildspelet

Du spelar enklast upp din presentation genom att välja Bildspel - Visa bildspel. Det finns också andra sätt, men dem gårjag inte igenom i denna grundkurs.