PowerPoint - fördjupning

1. Inledning

Det finns många finesser i PowerPoint och en del av dem berättade jag om på förra sidan. Här tänker jag nu säga några ord om hur man skapar icke-linjära, interaktiva produktioner.

En sådan produktion innebär att de olika bilderna inte visas linjärt. Betraktaren kan i stället klicka sig fram till valfri bild i serien. För att kunna klicka på olika objekt måste man använda händelseknappar eller hyperlänkar. Man kan säga att den här sidan framförallt handlar om just händelsehanterare.

Innan vi börjar vill jag att du skapar en ny, tom PowerPoint-presentation, med några tomma bilder.

Vi skall nämligen göra en startsida och länka till fyra undersidor.

Jag har gjort en startsida för ett tänkt årsmöte. På mötet skall man prata om budgeten, året som gick (2000), året som kommer (2001) och man skall också välja ny styrelse för det kommande året.

Layouten och innehållet går ju att göra precis som man vill. Jag tänker bara använda detta för att visa hur man skapar en interaktiv presentation.

2. Händelseknappar

Om vi utgår från startsida vill vi att den som pratar skall kunna klicka på de olika textblocken för att på så vis komma till en ny sida. För denna funktion skall vi använda de inbyggda händelseknapparna i PowerPoint.

Händelseknapparna är en slags färdiggjorda hyperlänkar. De är mycket enklare att använda än vanliga hyperlänkar, men kan också kombineras med olika slags hyperlänkar i en bild. I nästa avsnitt kommer jag att berätta mer om hur man lägger in hyperlänkar.

Vi skall nu skapa en händelseknapp.

Gå in under menyn Bildspel - Händelseknappar och välj alternativet Anpassad. Nu kommer vår bild upp igen och muspekaren har förvandlats till ett kors. Nu kan vi rita en egen knapp.

När vi gjort det får vi upp en ruta där vi kan tala om vad som skall hända när man klickar på knappen under bildvisningen.

Som du ser på bilden här bredvid finns ännu inget alternativ valt.

I rullgardinsmenyn kan du tala om mer exakt vilken händelse du vill att knappen skall utföra.

Jag valde alternativet Hyperlänka till - Bild... eftersom jag vill kunna länka vidare till en valfri bild i presentationen.

I dialogrutan som kom upp valde jag den andra bilden, Bild 2.

När man godkänt valet kommer man tillbaka till sin ursprungliga bild. Knappen är inte aktiverad ännu. Det sker först när man visar presentationen.

Det vi skall göra nu är att ändra knappens utseende. På verktygsfältet Rita finns en liten knapp som heter Figurer. Klickar du på den får du upp alternativet Händelseknappar. Här kan du välja bland flera olika former.

Du kan på motsvarande sätt också byta färg på knappen och lägga in text.

Färgen ändrar man som vanligt från Rita och knappen för fyllningsfärg.

Texten kan man lämpligen lägga in direkt på händelseknappen genom att högerklicka (Ctrl+klicka i Mac) och välja Lägg till text.

Här finns en liten svaghet i PowerPoint, som uppträder när man lägger in en textruta över händelserutan. Textrutor ger bättre kontroll över layouten, men nackdelen är att man plötsligt får två olika rutor, där textrutan inte aktiverar någon händelse.

Försöker man då gruppera textrutan med händelserutan, försvinner händelsefunktionen och knappen blir till en vanlig, inaktiv knapp.

När den första rutan är klar gör man enklast nya rutor genom att kopiera den första.

Markera rutan och kopiera den. Klistra in och justera kopian i höjd- och breddledd.

Använd sedan piltangenterna för att placera den kopierade rutan på rätt ställe.

För att ändra händelsen för de kopierade rutorna markerar man kopian och går in under formateringspaletten, om man har en sådan.

I Min version av programmet finns den under Visa-menyn. Man skall få upp en ruta som heter Formatera aktuell hyperlänk eller bara Aktuell hyperlänk.

Samma funktion finns också under Bildspel - Händelseinstälningar. Hit kan man också gå för vanliga textrutor, om man vill göra dem klickbara. Man får då nämligen upp en meny, där man kan ställa in vad som skall hända ör just denna ruta. Inställningarna är precis desamma som för vanliga händelseknappar.

Det kan också gå att markera rutan och klicka på länkverktyget på verktygsfältet Standard, eller gå in under Infoga - Hyperlänk. Detta är dock ett mindre effektivt sätt att arbeta på, eftersom de alternativ som kommer upp är svårare att förstå sig på.

Bilden visar hur man länkar till bilder i samma presentation:

Jag redigerade knapparna på startsidan så att Budget pekar på Bild 2, 2000-knappen pekar på Bild 3, osv.

Man behöver egentligen inte göra mer än så här för att komma vidare till de olika undersidorna.

Sedan återstår jobbet med att skapa sidorna för Budget, 2000, 2001 och valet. På dessa sidor kan man enklast också lägga in knappar som leder tillbaka till startsidan.

3. Hyperlänkar

Händelseknapparna fungerar alltså som en slags länkar till andra bilder i presentationen. Men de kan också användas för att nå utanför presentationen, t.ex till Internet eller till filer på ett intranät eller den egna datorn.

Om man inte vill använda en händelseknapp, t.ex om man vill använda ett bildobjekt eller en text, måste man i stället skapa en vanlig hyperlänk.

Man markerar det man vill länka ifrån och klickar på länksymbolen på verktygsfältet Standard (eller går in under Infoga - Hyperlänk).

En ruta dyker upp där man har några olika alternativ. Du såg den i slutet på förra avsnittet.

Under fliken dokument finns en knapp för att bläddra upp ett annat dokument.

När man har valt rätt dokument klickar man på knappen Sök efter och skriver in namnet på rubriken på den bild man vill länka till.

Detta innebär alltså en hel del mer jobb. Det är ett tidsödande sätt att arbeta på, i synnerhet om man arbetar med en stor produktion.

Tips!
Om man behöver länka till flera filer med samma adress, kan man ange en Basadress.

Alla hyperlänkar i presentationen får då samma adress och man behöver bara ange t.ex filnamnet.

Öppna presentationen du vill ange en hyperlänk för och klicka på Egenskaper i Arkiv-menyn och sedan på fliken Sammanfattning.

Sedan skriver du in adressen i textfältet för basadress. Det går även att ange en sökväg till den egna hårddisken.

4. Hyperlänkar vs bokmärken och makron

Någon kanske undrar om detta sätt verkligen är det bästa? Den som läste på sidorna om Word minns kanske att man där kunde lägga in ett bokmärke. Varför lägger man då inte in ett bokmärke på sidan som gör att man kan hoppa mellan de olika bilderna?

Problemet är att bokmärken inte förekommer i PowerPoint! Vad jag vet går det inte att skapa bokmärken på det viset i programmet och jag har inte hittat någon uppgift om att det skulle kunna vara annorlunda.

När det gäller makron fungerar de alldeles utmärkt, åtminstone så länge man arbetar från samma dator. Men så fort man vill dela filen med andra, finns risken att makrot inte längre fungerar.

Makron är också komplicerade och kräver mer datorkraft än vanliga händelseknappar. Jag har råkat ut för att makron kan hänga en dator mitt under en presentation, vilket naturligtvis inte är så lustigt. Därför rekommenderar jager att inte använda makron annat än där det är nödvändigt.

5. Anpassade bildspel

Jag vill även säga några ord om företeelsen anpassade bildspel.

Man kan nämligen göra flera olika versioner av ett bildspel.

På det viset kan man anpassa bildspelet för olika publik eller situationer.

Man skapar ett anpassat bildspel när man gjort klart hela bildspelet. Därefter går man in under menyn Bildspel och väljer alternativet Anpassade bildspel.

Nu får man upp en ruta med en lista över de bildspel man anpassat. Är det första gången man gör denna åtgärd är listan självklart tom.

Klicka på Nytt för att skapa ett bildspel. Nu kommer en ny ruta upp, där du kan välja vilka bilder som du vill ha med i presentationen.

Du kan också skriva in ett namn för bildspelet så att du senare kan hitta det.

När du är klar klickar du på Ok.

Nu ser du ditt anpassade bildspel i listan.

När du markerar det och klickar på Visa spelas just detta bildspelet upp.