Skydda kalkylblad

1. Vad går att skydda?

När man arbetar med Excel upptäcker man ibland att man vill skydda vissa celler från att skrivas över. I Excel finns det då två olika grundläggande skydd.

Man kan först och främst skydda hela kalkylblad och då kan man också lösenordsskydda det, så att inte vem som helst kan ta bort skyddet. Detta är ett starkt eller svagt skydd, beroende på om man använder lösenord eller inte.

Man kan också låsa alla eller bara några celler i ett skyddat kalkylblad.

Det går också att skydda ett kalkylblad från att öppnas eller öppnas som oskyddat. Detta är ytterligare två slags skydd.

Man kan dessutom specialskydda formler från att kopieras och man kan dölja makron så att de inte går att läsa. Detta är två andra slags skydd, som läggs på de andra skydden.

På den här sidan skall jag berätta om dessa olika skydd och hur man åstadkommer dem i Excel.

2. Låsa celler och skydda kalkylblad

Det enklaste skyddet innebär att man låser en cell från att skrivas över. Anledningen kan vara att man just skrivit in en formel där och inte vill radera den av misstag.

För att skydda en cell måste man emellertid först ha skyddat kalkylbladet. Man gör det under menyn Verktyg - Skydd - Skydda blad (eller Skydda arbetsbok om man vill skydda alla kalkylbladen i dokumentet).

Nu kommer en liten ruta upp, där man kan skriva in lösenord om man vill skydda sitt kalkylblad med ett sådant. Lämnar man lösenordsfältet tomt används inget lösenord.

Man kan också skydda sitt kalkylblad från olika slags händelser, som bilden visar.

När man sedan skriver i någon av cellerna får man upp ett felmeddelande om att alla celler är låsta, som bilden visar.

Detta är alltså ett ganska bra skydd och har man inte lösenordsskyddat sitt kalkylblad kan vem som helst ta bort skyddet. Då går man in under Verktyg - Skydd - Ta bort skydd.

Man behöver inte skydda alla celler. Det kan finnas tillfällen då man vill lämna vissa celler olåsta. Det går enkelt att göra. Då måste man börja med att bestämma vilka celler som skall vara olåsta. Markera dessa celler och gå in under Format - Celler och klicka på fliken Skydd. Ta bort markeringen i rutan Låst.

När du har gjort detta med alla celler du vill att man skall kunna skriva i, är det dags att skydda kalkylbladet. Då gör man som tidigare och går in under Verktyg - Skydd - Skydda blad.

Tips!
Man kan välja att låsa upp enskilda celler, men också olika slags objekt, t.ex diagram eller andra figurer i kalkylbladet. För att låsa upp ett diagram måste man först markera det. Sedan går man in under Format - Diagramyta - Egenskaper och klickar bort krysset i rutan Låst.

Därefter är diagrammet olåst.

Tips!
Man kan även skydda andra Office-dokument. I Word går man in under Verktyg - Skydda dokument och följer sedan samma procedur som i Excel.

3. Skrivskydda dokument

Ytterligare ett sätt att skydda ett kalkylblad är ju att se till att ingen kan öppna det. Detta göra man när man sparar dokumentet. När rutan under Arkiv - Spara som kommer upp, klickar man på knappen Alternativ. DÅ kommer en ny ruta upp där man kan skriva in sitt lösenord och på så vis förhindra att obehöriga läser det man skrivit. Självklart går även andra Office-dokument att skydda på det här viset.

Som du ser i rutan finns det några olika alternativ. Man kan välja att låta användaren ange lösenord för hela dokumentet. Då anger man ett lösenord i den övre rutan. Om man vill rekommendera användaren att öppna dokumentet som skrivskyddat bockar man för den rutan.

Man kan också ange ett lösenord i den undre rutan, men inte i den övre. Då måste användaren kunna uppge lösenordet för dokumentet för att kunna öppna det utan skrivskydd. Om lösenordet inte anges är dokumentet skrivskyddat.

4. Skydda innehållet i en cell

Vad vi har gjort nu är att se till så att ingen kan skriva över innehållet i en cell. Däremot kan vem som helst fortfarande kopiera innehållet och formlerna. Även detta kan man dock skydda.

Vad jag vet går det dock inte att göra detta under Verktyg - Skydd. Det går alltså fortfarande att kopiera innehållet i en cell, trots att den är skyddad. Enda sättet att förhindra kopiering är att dölja cellen.

Man kan enkelt dölja celler genom att gå in under menyn Format - Celler - Skydd och sedan klicka i rutan Dold.

Du kan själv testa hur det fungerar.

Övning:
(a) Öppna en ny arbetsbok i Excel.
(b) Skriv in ett valfritt värde i cellen A1.
(c) Klicka på A2 och markera sedan A1 igen. Nu ser du vad cellen innehåller i textfältet för cellen.
(d) Gå in under Format - Celler - Skydd och klicka i rutan Dold
(e) Gå in under Verktyg - Skydd - Skydda blad.
(f) Markera cellen A1.
(g) Nu ser du ingen text i textfältet!

Observera att detta sätt att dölja celler alltså inte tar bort dem från kalkylbladet. Så sker ju nämligen om man går in och döljer en rad eller kolumn:

Övning:
(a) Ta bort skyddet från kalkylbladet. Annars kan du inte aktivera funktionen "dölj rad".
(b) Gå in under Format och välj Rader - Dölj
(c) Nu försvinner raden från den synliga delen av kalkylbladet!

Även detta går alltså att låsa fast så att ingen ens ser vad som stod i cellerna i raden. Detta är t.ex bra om man vill dölja vissa formler eller beräkningar, för sig själv eller andra.

5. Makron i skyddade blad

För att kunna köra makron i skyddade dokument måste man låsa upp sådana objekt eller celler som skall påverkas. Det kan t.ex vara beräkningar som skall utföras i vissa celler eller diagram som skall uppdateras.

När man väl har tillåtit makron i skyddade blad, kan man välja att dölja dem. Gör man inte det kan vem som helst öppna Visual Basic-editorn och titta på hur makrot har skrivits.

För att dölja ett makro som sparats med dokumentet går man först till VB-editorn: Verktyg - Makro - Visual Basic Editor.

När denna öppnats markerar man först rätt kalkylblade i väljaren till vänster.

Går man in under Verktyg - Egenskaper för VBA project. En ny ruta kommer upp. Man klickar på fliken Skydd.

Sedan klickar man i rutan Lås projekt för visning. Man måste också ange ett lösenord. Makrot kan sedan köras, men går inte att läsa i VB-editorn. Observera att denna procedur går att göra även om resten av kalkylbladet inte är skyddat!