Facit till Exceltest 1

Översikt

Framför dig På skärmen ser du nu det som bilden till höger visar.

Den mörkblå kanten längst upp kallas för Namnlisten. Det är den man tar tag i och drar för att flytta ett förminskat fönster.
 

Under namnlisten finns Menyraden. Det är här du hittar alternativ för att öppna, spara, kopiera, infoga, osv.
 

Sedan kommer verktygsfältet Standard. Här finns många snabbvägar för att nå diverse standardfunktioner.
 

Detta verktygsfält kallas Formatering. Här hittar du olika snabbknappar för att formatera innehållet i cellerna.
 

I Formelfältet får du information om vilken cell du markerat (här B4). Du kan också se vilken information som finns skriven i cellen.
 

Under varje bokstav finns kolumner. Klickar man på bokstaven A markeras hela kolumnen.
 

Det här är följaktligen en rad. Klicka på siffran för att markera hela raden.
 

Den markerade cellen har en svart ram runt sig. I nedre högra hörnet finns ett handtag för autofyll, som du får lära dig mer om senare.

Börja med att öppna ett nytt, tomt dokument. Normalt startas ett sådant när programmet kör igång, fast i Excel kallas de i stället arbetsböcker.

Om du vill skapa en ny sådan väljer du menyn Arkiv och alternativet Ny.

Lägga in text

Ställ dig i cellen A1 genom att klicka på den. Skriv in ditt namn.

Markera cellerna A1-F1 genom att klicka i A1 och dra åt höger med det vita plustecknet.

Bilden visar hur det ser ut när cellerna är markerade.

För att kunna centrera namnet i det markerade området måste cellerna sammanfogas.

Det finns en liten knapp för detta, på verktygsfältet Formatering, som heter "Centrera över kolumner". Du ser den på bilden här till vänster.

Texten med namnet hamnar i mitten då du klickar på knappen. De markerade cellerna slås ihop.

Tips!
För att dela upp cellerna igen går man in under menyn Format - Celler.

Välj fliken Justering och ta bort bocken i rutan "Sammanfoga celler".

Bilden till höger visar en (beskuren) dialogruta, där rätt kryssruta är markerad.
Ändra teckensnittet i den sammanslagna cellen till Impact. Använd storleken 18 punkter. Fyll med en fin färg. Så här blev det när jag gjorde det:

Autofyll

I cellen B3 skriver du nu in texten januari. Ta tag i det lilla svarta handtaget längst nere i det högra hörnet.

Du vet att du träffat rätt när det vita plustecknet förvandlats till ett tunnare svart.

Dra åt höger till cell F3. Nu skriver Excel själv de andra månaderna. Funktionen kallas för Autofyll.

Obs!
I version XP, som jag använder, dyker det upp en liten ruta efter att man autofyllt.

Klickar man på den kan man ställa in hur fyllningen skall göras.

När man skriver in ny text på något annat ställe försvinner rutan.

Skriv nu in texten Inkomster i cellen A4 och skriv in siffrorna så som papperet visar. Använd autofyll för att kopiera ett värde till nästa cell, om du inte vill skriva siffror flera gånger.

Tips!
Excel använder Arial som teckensnitt och 10 punkters storlek. Detta är grundinställningen för varje enskild cell. För att spara tid kan du därför markera en större yta och ändra alla celler till 12 punkters storlek.

Som du kanske märker blir texten lite för bred för A-kolumnen.

Om texten inte får plats går kolumnen att göra bredare. Ställ dig längst upp, mellan A och B, och dubbelklicka eller dra åt höger.

Du ser att du träffat rätt då muspekaren ser ut så som på bilden.

Räkna ut summor

I Excel finns många fiffiga hjälpmedel för att räkna ut saker. Det är ju inte av en slump som arbetsytan kallas för "kalkylblad"!

Börja med att skriv in texten Summa: med fet stil i cellen A11.

Markera cellerna B5-B11, så som bilden här bredvid visar.

Klicka på knappen Autosumma, som du hittar på verktygsfältet Standard.

Tips!
Autosumma har summatecknet och grekiska bokstaven Sigma som symbol. Du ser det här ovanför, efter rubriken.
Med den knappen aktiveras funktionen SUMMA, som adderar värdet i varje cell inom det markerade området.

Om du markerat rätt och klickat på rätt knapp adderar Excel inkomsterna för januari.

Klicka nu i cellen B11. Gör texten fet och fyll med nån ljus färg. Använd sedan autofyll och kopiera formeln och formatet till cellerna C11-F11.

Om du läser detta på nätet kan du klicka på bilden för att se en större version. Då ser du hur jag gjorde.

Skriv in uppgifterna för utgifter på samma sätt som för inkomsterna. Titta på papperet för att se hur det ser ut!

Pengar Över skall stå i cell A23. För att räkna ut hur mycket pengar det blir över gör du så här:

Ställ dig i cell B23. Det är där uträkningen skall göras.

Klicka på likamedtecknet i Formelfältet eller skriv in ett likamedtecken via tangentbordet.

Känner du dig osäker på vad formelfältet finns hittar du en förklaring i början av denna övning!

Klicka på cell B11 för att välja summan av inkomsterna för januari.

Skriv in ett minustecken på tangentbordet.

Klicka på cell B21 för att välja summan av utgifterna.

Godkänn uträkningen genom att klicka på Ok eller genom att trycka Retur/Enter.

Tips!
Skulle du göra fel kan du alltid redigera formeln för hand, uppe i formelfältet där markeringen står. Du kan också trycka ner Escape-tangenten, märkt med texten Esc, eller godkänna och ta bort med Delete-tangenten.

Gör texten fet och fyll med lämplig färg som för inkomsterna och utgifterna. Kopiera uträkningen och formatet med autofyll.

Extra funktioner

Innan vi gör diagrammet skall vi titta på några andra saker, som står i instruktionerna på papperet.

a) Göra om värden till kronor

Detta gör man via ett verktyg som heter Valuta. Klicka på cell B11. Klicka på knappen Valuta på verktygsfältet Formatering.

Om man håller muspekaren över knappen får man upp en gul ruta, som jag visar här i bilden.

Obs!
Vi använder verktyget för att det inte går att kombinera siffror och text i samma cell - om man vill kunna räkna ut summor och liknande.

När du aktiverar valutaformatet blir texten längre. Det innebär att cellen kan bli för smal. Då syns särskilda tecken som du ser på bilden. Dessa försvinner när du gör kolumnen bredare.

Klicka på knappen Minska decimal två gånger för att ta bort de två nollorna i 4050,00.

Du hittar denna knapp lite till höger om valutaknappen, i mitt program strax ovanför kolumn E.

Tips!
Vill du ta bort valutaformatet kan du gå in under menyn Redigera - Radera - Format.
Ett annat sätt är att gå in under menyn Format - Celler. Välj fliken Tal och markera alternativet Allmänt.

Om du läser detta på nätet kan du klicka på bilden för att se en större version.

För att föra över detta valutaformat till de övriga cellerna gör du på samma sätt som tidigare.

Det finns också ett snabbsätt som kallas Hämta format. Det fungerar för kopiering av alla sorters format, men skiljer sig ifrån autofyll genom att inte kopiera formler eller värden.

Om du vill hämta formatet står du kvar i cellen du just gjorde om till valutaformatet.

Klicka på knappen Hämta format. Markera sedan de celler du vill applicera formatet till, t.ex C11-F11.

Gör därefter likadant för att kopiera det till B21-F21 och B23-F23.

b) Döpa om och ta bort blad

Man kan enkelt döpa om och ta bort blad genom att högerklicka på dem.

Som vanligt får man då upp en lista på saker man kan göra. Du ser vilka alternativ som erbjuds i bilden här till höger.

Du skall ändra namn på Blad 1 till Budget och ta bort Blad 2 och Blad 3.

c) Lägga in en dold kommentar

Dolda kommentarer använder man t.ex som minnesanteckningar eller för att dela med sig av sina synpunkter till andra som skall läsa filen.

För att skapa en dold kommentar gör du så här:

Ställ dig först i cellen "Mamma", som står på papperet. Gå in under menyn Infoga och välj Kommentar.

Skriv in texten.

Obs!
Kommentaren försvinner när du klicka på en annan cell. Men en bugg (=fel) i Excel gör att den ibland inte stängs utan ligger och skymmer den omgivande texten. Då kan man pröva att starta om programmet - eller datorn.

Skapa diagrammet

Ställ dig i någon cell, under uträkningarna för "Pengar över".

Klicka på knappen Diagramguiden, som du hittar på verktygsfältet Standard. Du hittar också samma knapp under menyn Infoga - Diagram.

Först kan man välja hur diagrammet skall se ut. man kan också skräddarsy sina egna diagramtyper. Vi gör ingenting här utan klickar på Nästa.

Eftersom vi skall skapa ett lite mer avancerat diagram, skall vi gå in under fliken Serie.

I texten i dialogrutan står det: "Om du vill skapa ett diagram klicka på Lägg till".

Klicka alltså på Lägg till-knappen.

Nu ser du en serie med en stapel. Vi skall skapa tre olika serier, för inkomsterna, utgifterna och pengar som blev över. Du ser detta på papperet.

Först väljer vi ett nytt namn för Serie 1. Klicka på knappen till höger om textfältet för Namn.

I bilden har jag ritat en ring runt rätt knapp!

Klicka på cellen där det står "Inkomster".

Klicka på knappen igen för att acceptera. Gör du fel kan du bara radera de krumelurer som står där och klicka på rätt cell.

Tips!
Man kan visserligen skriva in namnet "Inkomster" direkt i textrutan, men genom att hämta texten från en cell kommer texten i diagrammet att ändras då texten i cellen gör det.

Klicka på motsvarande sätt på knappen till höger om Värden. Markera de celler som skall bilda staplarna för inkomster i diagrammet, dvs cellerna B11-F11.

Klicka på Lägg till för att lägga till nästa serie.

Gör på motsvarande sätt för utgifterna som du gjorde med inkomsterna.

Skapa även en serie för pengar över. Läs på papperet för att se hur det skall se ut.

Bilden visar hur det nu skall se ut på din skärm.

Läser du sidan på nätet kan du som vanligt klicka på bilden för att få upp en större version!

Nu är vi klara här, så klicka på Nästa.

Nu kommer du till en ruta som har flera flikar. Bilden nedan visar hur den ser ut:

Under fliken Rubrik skriver du in diagramrubriken Resultat.

Under Axlar tar du bort X-axeln, för att på så sätt få bort siffrorna 1-5, längst ner i diagrammet.

Under fliken Förklaring placerar du förklaringen längst ner.

Klicka sedan på Nästa.

I sista rutan kan man antingen välja att placera diagrammet på ett nytt blad, eller lägga det på samma blad som uträkningarna.

Placera diagrammet på bladet "Budget", alltså det med dina uträkningar.

När du gjort det klickar du på Slutför.

Diagrammet lägger sig nu mitt på kalkylbladet. Vi måste därför flytta ner det en bit.

Man flyttar diagrammet genom att klicka i det område som är vitt och dra med musknappen.

I vissa fall blir skalan inte som på papperet.

För att få rätt skala måste diagrammet göras högre. Ta tag i ett svart handtag och dra uppåt till dess att skalan stämmer.

Tips!
Man kan alltid klicka på diagrammet och gå in i Diagramguiden igen för att rätta till eventuella fel. Man slipper alltså göra om allt från början igen om man missat något.

Statistik

Skriv in all text för statistiken. Använd utrymmet under diagrammet.

När man skall räkna ut genomsnitt och max förenklas arbetet man använder funktioner. Du har redan stött på en sådan, nämligen SUMMA. Du använde den vid autosummeringen ovan.

Nu skall vi använda två andra funktioner: MEDEL och MAX.

Först skall vi räkna ut genomsnittlig inkomst per månad.

Ställ dig i den cell där du vill ha uträkningen.

Klicka på knappen Infoga funktion, som ligger till höger om Autosumma.

Du kan också gå in under menyn Infoga och välja Funktion.

Nu får du upp en ruta med olika funktioner. Bilden visar hur det ser ut i Word XP. I version 2000 och tidigare versioner ser det något annorlunda ut. Det är dock inget problem för vi skall välja MEDEL, som finns i dem båda.

Välj alltså MEDEL och klicka på Ok.

I rutan som nu kommer upp kan du skriva in B11:F11 i textfältet för Tal 1. Du kan också klicka på knappen till höger om textfältet och välja det området med musknappen.

Klicka på Ok för att godkänna. Nu dyker uträkningen upp på ditt kalkylblad.

Gör nu en likadan uträkning för utgifterna!

För att räkna ut det största värdet för de separata inkomsterna, måste vi dels välja funktionen MAX och dels välja området B5-F9. Gör likadant som tidigare och försök få Excel att räkna ut rätt värden för inkomsterna och utgifterna.

Förhandsgranska

Får all text plats på papperet?

Det kan man se om man klickar på knappen Förhandsgranska. Då syns en förminskad variant av sidan.

Stäng Förhandsgranska. Då ser du att det dyker upp en streckad linje på sidan. Den anger vad som kommer att skrivas ut. Får allt plats på sidan? Om inte så måste du flytta texten och diagrammet innanför markeringen.

För att flytta upp texten är det enklast att markera den och sedan klippa ut den, via snabbknappen på verktygsfältet Standard, eller under menyn Redigera och Kopiera.

Ställ dig sedan i rätt cell och klistra in alltsammans.

Det går också att ta tag i kanten av en markering och flytta texten utan att först kopiera den. Detta är dock en aning svårare och kräver viss träning.

Du har nu klarat av att göra övningen med facit. Försök nu att göra den utan facit.

Övningen utan facit >