Introduktion till Excel

1. Vad använder man Excel till?

Excel är ett kalkylprogram, vilket betyder att man framförallt använder det till olika slags beräkningar, uppställningar av data och sortering av fakta.

I den här introduktionen till Excel får du lära dig grunderna i programmet. På kommande sidor får du sedan lära dig mer om olika specialfunktioner, tips och trix.

Vill du ha mer Office-kunskap rekommenderar jag dig att också läsa sidorna om Word och PowerPoint, som tar upp sådant jag inte säger här, t.ex hur man ritar, infogar bilder, ändrar teckensnitt, öppnar och sparar.

Börja med att öppna Excel. Välj att öppna ett nytt, tomt kalkylblad.

Det du sedan ser påminner om Word: verktygsfälten är snarlika och fungerar i stort sett likadant. Men i stället för en tom yta där man kan skriva text, hittar du i stället ett rutnät.

Längst ner finns några flikar, som utgör de olika kalkylbladen i arbetsboken som du öppnat. Man använder ibland olika arbetsblad och det är lätt att lägga till nya. Högerklickar du på en av flikarna ser du snabbt vilka möjligheter som finns. I Mac håller man enklast nere Ctrl-tangenten samtidigt som man klickar på någon av flikarna.

2. Verktygsfälten och menyerna

Innan vi tittar närmare på programmets funktioner vill jag att du går igenom de olika verktygsfälten och ser vad de innehåller. Håll muspekaren över en knapp så får du en kort beskrivning av vad just den knappen är till för.

Jag tänker alltså inte gå närmare igenom verktygsfälten här. Vill du läsa mer om just verktygsfälten rekommenderar jag dig att gå till Word-sidorna. Där får du även lära dig hur man bygger egna verktygsfält >>

Vi skall nu även titta närmare på menyerna. Jag kommer att gå igenom dem från vänster till höger och säger kort vad man hittar under var och en av dem. Du kommer senare att få en närmare presentation av de olika funktionerna:

Arkiv
Precis som för Word och de flesta andra program innehåller arkivmenyn funktioner för att öppna och spara i arkiven, förhandsgranska och skriva ut.

Om du väljer just Förhandsgranska och sedan stänger den ruta som kommer upp, ser du att kalkylbladet får en streckad linje. Denna visar var sidan skrivaren är inställd för tar slut.

Den som känner sig osäker på hur mycket av texten som kommer att få plats kan alltså först förhandsgranska dokumentet!

Redigera
Under denna meny hittar du verktygen för att ta kopiera, klistra in, ta bort och ändra formatet på en cell, söka och ersätta text, m.m. Under Alternativ kan man göra vissa inställningar, som jag kommer att ta upp på en sida längre fram.

Visa
Innehåller olika funktioner för att ta fram sådant som skall visas på skärmen. Prova dig gärna fram för att se vad de olika alternativen döljer!

Infoga
Hit går man om man vill lägga till celler, rader, kolumner, infoga nya kalkylblad, diagram, bilder, kommentarer, osv. Har du arbetat mycket i Word ser du säkert att mycket är sig likt. Det andra kommer du att få lära dig så småningom.

Format
Denna meny har ungefär samma funktion som Format i Word, med det undantaget att man hittar en del nya funktioner.

Verktyg
Liksom i Word döljer verktygsmenyn en hel del avancerade funktioner. Vi kommer att stifta bekantskap med dem när grunderna är avklarade.

Data
Även datamenyn tillhör det mer avancerade som finns i Excel. Här finns nämligen alternativ för att skapa databaser och formulär. Detta kommer i fortsättningskursen.

Fönster
Här kan man växla mellan olika öppna arbeten, precis som i Word.

Hjälp
Hjälpmenyerna kan vara bra att läsa när man kört fast med ett visst problem. Jag kommer däremot inte att säga så mycket om denna meny.

3. Skriv in text

Börja med att klicka på den första cellen, som heter A1. Skriv in ordet Januari och välj något annat teckensnitt och en lämplig storlek. Detta gör du på precis samma sätt som i Word.

Jag valde Verdana, 14 punkter, fet stil. Men bli inte chockad om bilden ser annorlunda ut än ditt program! Jag har här nämligen använt Office 2001 för Macintosh!

Texten Januari står alltså skrivet i en cell och cellens namn är A1. A är en kolumn och 1 är en rad och cellen får alltså sitt namn efter det ställe där den kolumnen och raden möts.

När cellen är markerad syns det på den ram som bildas runt cellen. I bilden är den svagt blå, men den kan lika gärna vara svart eller ha någon annan färg. Det beror på vilken version man har av programmet och vilket operativsystem man använder.

För att ändra texten kan man antingen dubbelklicka på texten i cellen eller klicka på texten uppe i textfältet.

Vill man radera allt som står i en cell kan man markera den och skriva in en ny text. Den gamla försvinner då automatiskt. Vill man bara radera det som står där kan man trycka delete eller backspace (tillbakasteg) eller gå in under menyn Redigera och välja Radera - Allt.

Tips!
Med högerklick i Windows och Ctrl+klick i Mac får man upp menyer och kan då ofta hitta genvägar till de funktioner som finns i menyerna.

För att komma ur redigeringsläget trycker man antingen på Retur (Enter) eller trycker Escape (längst uppe till vänster på tangentbordet).

Ramen runt cellen A1 har en liten fyrkant nere i högra hörnet. Ställer du muspekaren över den förvandlas det vita korset till ett svart. (I senare versioner av Excel kan man i stället få upp en pil eller liknande.)

När du fått upp det svarta krysset (etc) klickar du och drar åt höger, så att cellerna B1 till F1 blir markerade. Då skriver Excel automatiskt in de efterföljande månaderna: februari till juni.

Denna funktion kallas för autofyll och är mycket användbar. Den gör att man kan kopiera siffror, formler och annat på ett mycket tidsbesparande sätt. Håll därför namnet autofyll i huvudet, för jag kommer att använda det en hel del!

Tips!
För att skapa en radbrytning inne i en cell, t.ex om en rubrik blir för lång, håller man nere Alt-tangenten när man trycker på retur/Enter. (I Mac håller man nere både Ctrl och Alt.)

4. En enkel formel

Excel är mycket bra på att räkna och klarar faktiskt av de flesta matematiska beräkningar. Detta skall vi nu titta lite närmare på. Skriv in de värden som du ser på bilden.

Du behöver också flytta texten från kolumn A till B. Markera all text och ta tag i kanten på markeringen och flytta allt ett snäpp åt höger! (Du behöver få fram en svart pil eller en hand när du ställer dig på kanten av markeringen för att kunna flytta den markerade texten.

Fyll också med färg så som jag gjort. Välj vilka färger du vill. Känner du dig osäker på var man hittar färgen, kan du titta uppe till höger på det verktygsfält som heter Formatera. Där hittar du en spann med en pil bredvid sig. Klicka på pilen för att få upp olika färgalternativ.

Vi skall nu titta på två olika sätt att summera talen i B3-B7:

Autosumma

På verktygsfältet Standard, som du hittar längst upp på skärmen, finns en knapp med ett summatecken på sig.

Denna är snabbast att använda när man skall summera, dvs addera eller "plussa ihop" tal med varandra.

Markera cellerna B3 till B7. Klicka på knappen för Autosumma. Nu räknar Excel ut vad det blir. Klickar du sedan på cellen B8 igen ser du att det inte står siffror i cellen utan en formel:

=SUMMA(B3:B7)

Alla formler börjar med likamedtecknet =

Sedan kommer en funktion som heter SUMMA. Den säger åt Excel att summera (lägga ihop) de värden som finns i cellerna B3 till B8. Senare skall vi titta närmare på just funktioner, men för tillfället räcker det med att känna till SUMMA-funktionen.

Detta var det första och snabbaste sättet att lägga ihop tal på. Det finns ett lite krångligare, som dock fungerar lika bra.

Manuell summa

Klicka på cellen B8. Skriv in ett likamedtecken eller klicka på detta tecken till vänster om textfältet på verktygsfältet Formelfält.

Båda sätten går lika bra, men är man lat använder man det senare alternativet. När väl likamedtecknet skrivits in kan man klicka i en cell. Då skriver Excel ut cellens namn i textfältet.

Klicka förts i B3. Skriv sedan ett plustecken. Klicka på B4 och tryck på plus. Upprepa till du skrivit in alla celler från B3 till B7. Skulle du klicka fel kan du gå upp till textfältet och ta bort ett värde manuellt.

Tips! Windows- och Mac-versionerna skiljer sig åt. I Mac skrivs ett plus in automatiskt och därmed läggs alla klick i cellerna till, även de felaktiga. Därför måste man hålla tungan rätt i mun när man arbetar med Mac-versionen och vara uppmärksam på alla de musklick man gör i cellerna.

När du är klar klickar du på OK i rutan (se bilden) eller trycker på Retur/ Enter. Excel räknar då ut summan och presenterar den som ett tal. Markerar du sedan cellen igen ser du formeln i textfältet. Där står:

=B3+B4+B5+B6+B7

Fördelen med denna manuella summering är att du inte behöver skriva in ett plustecken. Du kan i stället skriva in minus, gånger eller delat med. Det finns tangenter för alla dessa på ditt tangentbord. Titta längst till höger:

- minus
/ delat med
* gånger

Du skall strax få göra en övning, men först måste vi titta lite närmare på några ytterligare funktioner i Excel.