Mer om grunderna i Excel

1. Olika felmeddelanden

Formler kan bli ganska komplicerade och det händer då och då att man skriver in dem fel. Ibland får man upp en ruta med ett meddelande i, men lika ofta får man själv leta efter felet.

Det vanligaste är givetvis att man markerar fel celler, så att t.ex en beräkning blir tokig. Det händer också att man glömmer skriva in ett likamedtecken före en uträkning eller att man skriver in ett plus i stället för ett minus.

Men vi skall nu titta lite närmare på de felmeddelande som Excel visar, när man skrivit in ett fel. Börja med att öppna en ny, tom arbetsbok i Excel. Skriv sedan in följande:

=SUMMA9+9

Detta är ett så kallat namnfel, som skapar ett felmeddelande som du ser i bilden. Här saknar formeln parenteser, nämligen runt talen och plustecknet.

Ett annat vanligt fel är att kolumnen inte är tillräckligt bred för att få plats med alla siffror. Då dyker det upp en rad med konstiga tecken: ######. Dessa försvinner när man ställt in rätt kolumnbredd.

Gå till den vertikala linjen till höger om talet och följ denna ända upp till raden med bokstäver. Se till att du ställer dig mellan de två kolumnerna och mellan bokstäverna som benämner kolumnerna. Muspekaren förvandlas då till ett nytt verktyg, med pilar åt bägge håll.

Dubbelklickar du nu ställer kolumnen in sig till rätt bredd och #-tecknen försvinner.

Värdefel är ytterligare ett fel, som uppstår när man blandar siffror med text. Man kan t.ex ha försökt summera flera celler och av misstag fått med en cell med text. Texten är densamma som för namnfel, med det undantaget att det står värdefel i stället:

#Värdefel!

Man avhjälper felet genom att titta noga i formeln. Klickar man i textrutan för formeln ser man att Excel färgmarkerar de celler som ingår i formeln. Detta är särskilt användbart om man använder långa uträkningar och är osäker på vilka celler man fått med.

Ytterligare ett fel som kan uppstå är cirkelreferenser. Det kan t.ex vara så att den cell där summan skall stå tas med i själva beräkningen, vilket gör att Excel inte kan beräkna summan ordentligt.

Det näst sista vanliga felet är att man tryckt på någon knapp som lägger in ett format i en cell. Det kan t.ex vara valuta, tid eller något annat. Då räcker det inte med att bara markera cellen och trycka delete. Man måste nämligen även radera formatet.

Det finns två sätt att göra det på. Antingen går man in under Redigera - Radera och väljer Allt (om man vill radera allt). Man kan där även radera bara innehållet (t.ex siffrorna som står där) eller bara formatet (t.ex valuta.

Det andra sättet att radera formatet är att gå in under Format - Celler - Tal och sedan välja Allmänt, om formatet skall raderas, eller ändra formatet till något annat.

Slutligen är det vanligt att man dubbelklickar på en cell. Står där då en formel och man klickar någonstans på kalkylbladet, lägger Excel till den nya, markerade cellens namn i formeln. För att komma ut ur en sådan situation trycker man enklast på escape-tangenten, som finns längst uppe till vänster på tangentbordet. (Man kan även trycka retur och klicka på Ångra-knappen.)

2. Skriva in text

Många upplever Excel som svårt när det gäller att skriva in text. När man skriver in en lång mening i en cell ser den nämligen ut att täcka flera celler. Men i själva verket finns texten bara i en enda cell.

Långa textsjok kan ställa till det när man försöker anpassa cellernas storlek. För att få en snygg layout bör man därför i stället använda textrutor, som finns på verktygsfältet som heter Rita.

Du hittar det under Visa - Verktygsfält - Rita, eller genom att klicka på snabbknappen i verktygsfältet Standard, längst upp på skärmen.

Textrutor existerar sedan som fritt svävande objekt och stör inte den övriga layouten på sidan. Textrutorna hanteras som vanlig text och kan dessutom färgas och förändras på olika sätt.

Du kan läsa mer om textrutor på sidorna om Word >>

3. Sammanfoga celler

Vill man ändå få plats med en text, t.ex en rubrik, i flera celler, är det ingen idé att försöka dela upp den i flera delar och skriva in dem i separata celler. Nej, i stället sammanfogar man alla de celler man vill och gör dem till en enda cell.

På verktygsfältet Formatering finns en knapp, alldeles till vänster om knappen för valuta. Centrera över kolumner heter den. Den skall vi testa nu:

Skriv in lite text i cellen A1, t.ex ditt för- och efternamn. Ändra teckensnittet till Impact, 28 punkter, fet stil. Om du inte hittar alternativet 28 punkter i listan över teckenstorlekar, kan du enkelt skapa det själv. Dubbelklicka på siffran, skriv in 28 och tryck på Retur/Enter.

Nu ligger texten placerad i cellen A1. I cell A2 finns inget innehåll som du kan se på bilden. Försöker man centrera texten i A1, hamnar en del av den utanför den synbara delen av kalkylbladet. Därför måste vi sammanfoga cellerna.

Jag väljer att markera cellerna A1-D1 och sedan klickar jag på knappen Centrera över kolumner. Resultatet blir en enda cell, med texten centrerad. Texten kan vänsterjusteras eller högerjusteras precis som vanligt när man väl sammanfogat cellerna.

För att göra ytterligare inställningar går man in under Format - Celler - Justering. Där ser man att rutan för sammanfogade celler är isbockad. Man kan även justera texten i höjdled.

Vill man dela upp de sammanfogade cellerna igen är det hit man går för att göra det. Man kan däremot inte dela upp en icke-sammanfogad cell på detta sätt. Då måste man i stället lägga till en ny cell. Det skall vi göra nu.

4. Infoga rader och kolumner

Det kan finnas olika skäl till att lägga till celler, rader och kolumner. Oftast är det för att man har ont om plats, men ibland har man glömt att skriva in värden och måste utöka sin kalkyl på olika sätt.

För alla typer av sådana här tillägg går man in under Infoga-menyn. Där hittar man alternativen celler, för enskilda celler, rader, för enskilda rader, samt kolumner för nya kolumner.

Ibland får man upp en liten ruta, där Excel vill veta vart den skall flytta de celler som infogandet påverkar.

Då måste man tänka efter så att kalkylen inte blir förvanskad.

5. Infoga kommentarer

Kommentarer är förträffliga verktyg för den som vill lägga in extra information i vissa celler. Normalt syns de inte på skärmen och inte heller när man skriver ut. Man kan dock skriva ut dem om man vill, något man ställer in under Arkiv - Utskriftsformat och sedan någon av flikarna som dyker upp, beroende på vilken skrivare man har.

Den gula rutan som dyker upp går att skriva i direkt. När man avmarkerar cellen med kommentaren i, försvinner rutan och i cellen syns i stället en liten röd flagga. Högerklickar man sedan på cellen (Ctrl+klick i Mac) får man upp alternativet Redigera kommentar, och kan då göra ändringar. På samma sätt kan man ta bort kommentaren.

Självklart går det också att gå via menyn Infoga - Redigera kommentar (eller Redigera - Redigera kommentar)!

6. Referenser mellan kalkylblad

Som du kanske har märkt använder man ofta Excel för att hänvisa till olika celler. I en summering talar man om vilka celler som skall ingå i beräkningen. Finessen med detta är ju att själva cellen ingår, snarare än värdet, vilket innebär att man kan rätta fel inskrivna värden och slippa göra om uträkningen.

Då och då skapar man referenser till andra kalkylblad i arbetsboken. Man kanske vill flytta över ett års resultat på ett blad, till kommande år, på ett annat blad. För att skapa en sådan referens måste man emellertid vara uppmärksam på några detaljer.

Börja med att skriva in ett tal i en cell på Blad 1. Jag skrev in 120 i cellen A1.

Gå sedan till Blad 2 och markera vilken cell du vill. Klicka på likamedtecknet bredvid textfältet eller skriv in ett sådant tecken.

Klicka på Blad 1 och markera cellen som du skrev in talet i. Klicka sedan på OK eller tryck på Retur/Enter.

Ett vanligt fel är här att man sedan klickar på Blad 2 igen för att gå tillbaka. Då tror Excel att man vill lägga till ytterligare celler och inkluderar även Blad 2 i beräkningen.

Som du ser står det nu i textfältet i cellen på Blad 2:

=Blad1!A1

Så här skapar man alltså en referens till ett annat blad!

7. Relativa och absoluta referenser

När man kopierar en formel och klistrar in den någon annanstans, anpassas den efter sin nya plats. Om vi kopierar en SUMMA-funktion, som summerar värdena i cellerna A1 till A4, till B-kolumnen, kommer formeln att anpassa sig efter flyttningen och i stället kopiera B1 till B4.

Detta är exempel på en relativ referens, som på svenska skulle kunna kallas "automatisk anpassning". Excel använder sig normalt av denna typ av referenser.

Om du vill förstå hur en relativ frekvens fungerar kan du göra följande övning:

Skriv in ett tal i var och en av cellerna A1 till A4, samt i B1 till B4. Markera cellerna A1-A4 och klicka på knappen för autosumma. Excel räknar då ut summan och placerar den i A5. Formeln ser ut så här:

=SUMMA(A1:A4)

Kopiera sedan formeln i A5 och flytta den till B5. Då anpassas formeln och ser ut så här:

=SUMMA(B1:B4)

Man kan styra referenserna och göra dem absoluta. I exemplet ovan skulle vi då t.ex kunna kopiera formeln och ändå få den att fortsätta beräkna A1 till A4. För att åstadkomma det måste man använda dollartecken $ som låser fast en cells referens. Vi skriver då t.ex:

=SUMMA($A$1: $A$4)

När detta skrivits in och formeln kopieras och klistras in någon annanstans, består värdet och formeln anpassas inte efter den nya platsen. A1:A4 gäller då alltså fortfarande som beräkningsunderlag.