Enkla funktioner

1. Vad är en funktion?

Funktioner är något som är vanligt inom matematiken, men i Excel finns också många andra slags funktioner. Några av dem kommer jag att berätta om här, medan andra dyker upp på de lite mer avancerade sidorna.

Funktioner hjälper dig att leta upp, bearbeta och beräkna olika värden. Det kan vara att hitta det största värdet i en kolumn, räkna ut medelvärdet eller returnera ett värde utifrån ett visst villkor.

På introduktionssidan till Excel fick du lära dig den kanske enklaste funktionen av dem alla, nämligen SUMMA-funktionen. Den så ut så här:

=SUMMA(A1:A4)

Alla funktioner börjar med likamedtecknet. SUMMA är funktionens namn och det som står innanför parenteserna är de värden Excel skall använda i beräkningen. I det här fallet skall Excel alltså räkna ut summan av värdena i cellerna A1, A2, A3 och A4.

Normalt skriver man inte funktionerna, utan använder de knappar och menyer som finns i Excel. Det skall vi titta närmare på nu.

2. Lägg in en funktion

I verktygsfältet Standard finner du två knappar för funktioner. Dels den vanliga SUMMA-knappen, med det grekiska tecknet för bokstaven sigma.

Dessutom hittar du en knapp med bokstäverna fx på sig. Det är en matematisk symbol för funktion och uttalas "funktionen av x".

Vi börjar med att skriva in några tal i valfria celler. Bilden visar hur jag skrivit.

För att summera markerar du bara de celler du skrivit i och klickar på summaknappen.

För att räkna ut medelvärdet ställer du dig i cellen för medelvärdet (B8) och klickar sedan på funktionsknappen. En ny ruta kommer då upp. Den kallas ibland för Funktionsguiden.

Om du klickar på Alla i vänsterkolumnen får du upp en lång lista på alla de funktioner som finns. För att räkna ut medelvärdet väljer man enklast funktionen MEDEL från Senast använda. MEDEL går även att hitta på andra ställen, t.ex under Statistik.

Markera MEDEL i listan och klicka på OK. Ny kommer en ny ruta upp, där Excel frågar efter vilket område den skall beräkna.

Under Tal 1 kan du välja ett område. Som du ser har Excel redan ett förslag redo. Är det riktigt kan du klicka OK direkt. Annars kan du antingen skriva in cellernas namn för hand eller klicka på knappen till höger om textfältet. Sedan markerar du de celler du vill använda.

Tal 2 låter dig även välja ytterligare ett område, om du skulle ha behov av det.

3. En mer avancerad funktion

Ofta använder man bara så här enkla funktioner. Då består det svåra i att veta vilken man skall använda. Jag kommer att gå igenom en del funktioner så småningom, men vill här gärna visa hur kraftfullt programmet är. Vi skall nämligen lägga in en lite mer avancerad funktion, en villkorssats.

Bilden visar hur jag tänkt mig att du skall skriva. Resultatet är naturligtvis inkomsterna minus utgifterna. Det vi också skall få Excel att räkna ut är om det blir vinst eller förlust, vilket vi gör med funktionen OM.

Ställ dig i cellen B9, där det första värdet skall skrivas in. Klicka på knappen för funktioner, så att Funktionsguiden kommer fram. Bland de senast använda väljer du funktionen OM. Längst ner i rutan i Funktionsguiden får du en kort beskrivning av vad just den funktionen gör. För OM står texten som du ser på bilden.

Det kan dock vara svårt att se vad funktionen gör om man inte vet hur den fungerar. Därför skall vi nu använda den. Klicka på OK så att du får upp rutan där du väljer de olika värdena.

Tips! Denna nya ruta kan du ta tag i med muspekaren och dra ner en bit på sidan, om du vill.

I första textrutan skall du skriva in villkoret för funktionen. Vi vill att Excel skall skriva VINST om resultatet är större än noll och FÖRLUST om det är mindre än noll.

Bilden visar hur man skriver. Det utläses så här:

OM värdet i B7 är större än noll
SÅ skriv in VINST i den markerade cellen (B9)
Annars skriv in FÖRLUST

På det här viset kan man alltså villkorsstyra Excel, något som är mycket användbart när man arbetar med formulär. Jag kommer att visa betydligt mer om dessa finesser längre fram.