1. Skapa ett diagram
Med hjälp av Excel kan man skapa olika slags diagram. Bilden till höger visar vad jag har tänkt arbeta med för typ av data. Det är en enkel uppställning över en budget.
När man gör ett diagram kan man antingen markera det område man vill att diagrammet skall visualisera och sedan göra diagrammet, eller välja område för diagrammet i efterhand. Jag kommer här att tillämpa det senare alternativet, som jag tycker fungerar bäst.
De siffror jag skrivit kan du antingen hämta från filen diagram i mappen ovningar, som finns i Excel-mappen i programkunskap. Du kan också skriva in egna rubriker och siffror om du vill.
På verktygsfältet Standard finns en knapp som heter Diagramguiden. Den skall du nu klicka på. Hittar du inte den kan du också gå in under menyn Infoga och välja alternativet Diagram.
En ny ruta dyker upp, som låter dig välja vilken typ av diagram du vill använda dig av. Ta dig gärna en titt på vilka alternativ som finns. Har du inte valt något område för diagrammet, syns dock inte de olika alternativen.
Jag väljer det förvalda och det enklaste. Sedan klickar jag på Nästa, för att få fram ännu en dialogruta. Här finns det två flikar. Den första, Dataområde, låter dig välja ett enda område på kalkylbladet. Har du redan markerat ett område syns detta i textrutan. Serie låter dig välja flera olika områden.
Klicka på Serie för att få fram väljaren för flera dataområden. Ytterligare en ruta dyker upp. Texten som syns säger att du måste klicka på Lägg till för att skapa nya dataområden.
Klicka alltså på Lägg till.
Ännu så länge ser diagrammet inte mycket ut för världen. Det vi måste göra är dels att välja namn för de olika serierna, samt vilka områden på kalkylbladet dessa serier skall omfatta.
I rutan Namn kan man visserligen skriva in ett namn. I exemplet skulle vi kunna skriva in Inkomster, som skall utgöra den första serien. Nackdelen med att skriva för hand är emellertid att diagrammet inte uppdateras om man gör ändringar i rubrikerna på kalkylbladet. Därför väljer vi att låta namnet peka på en viss cell på sidan.
Klicka på knappen till höger om textfältet Namn. Den stora rutan krymper då ihop till en liten ruta, med ett textfält och en ny knapp till höger.
Klicka på cellen där du skrivit in Inkomster. Om du klickar på fel cell måste du vara uppmärksam på vad som står i textrutan. I vissa versioner av Excel raderas nämligen den felaktiga texten, så fort du gör en ny markering. I andra versioner av Excel läggs däremot nya markerade områden till de gamla, när man väljer ett nytt område.
Texten i textrutan på bilden säger att namnet skall hämtas från en cell som heter A2 på Blad 1. Dollartecknen är till för att låsa fast namnet till just denna cell.
När du gjort markeringen klickar du på knappen till höger om textfältet och så kommer du tillbaka till Diagramguiden igen.
Nu måste vi också välja dataområde eller värden, som Excel ibland också säger. Man måste då göra om hela förfarandet: klicka på knappen till höger om textrutan Värden och markera de celler som skall ingå. Jag väljer att markera cellerna som visar summan av alla inkomster för de tre månaderna.
Tips!
Man behöver inte klicka på knapparna bredvid textfälten om man inte vill. Man kan i stället flytta undan Diagramguiden och markera i kalkylarket direkt. Nackdelen med att göra det är dock att man mycket lättare gör fel, eftersom man då arbetar mycket snabbare. Dessutom finns det en stor risk att Excel missförstår vad man menar.
I rutan längst ner finns ett tredje textfält där det står "Etiketter för kategoriaxel X". Här kan man skriva in en rubrik längs X-axeln för de olika staplarna. Det hoppar jag över här.
När man gjort markeringen klar för inkomsterna, gör man likadant med serierna för Utgifter och Pengar över: klickar på Lägg till och väljer namn och dataområden.
När man utfört alla moment klickar man på Nästa för att komma till steg 3. Man hamnar då vid en ruta med många nya flikar på sig.
Fliken längst till vänster börjar med att man kan skriva in en rubrik. Jag skrev in "Budget för jan-mars". Om man vill kan man också skriva in rubriker för de olika axlarna. Här måste man pröva sig fram tills man känner att man hittar den layout man vill ha. Jag skriver däremot inte in någon mer text.
Nästa flik heter Axlar. Här kan man välja att visa respektive dölja värdena på de olika axlarna. Eftersom det på mitt diagram bara står 1, 2 och 3 längs X-axeln, väljer jag att klicka bort bocken i rutan där det står Kategoriaxel (X).
Fliken stödlinjer behöver ingen närmare förklaring. Klicka i rutorna för att se vad som händer!
Förklaring heter nästa flik. Här kan du välja att visa staplarnas förklaring och visa dem på olika sidor om diagrammet. jag väljer att placera förklaringen nedtill.
Tips!
Skulle du av misstag klicka på Nästa går det alltid bra att gå tillbaka och fortsätta där man var. Även om man skulle ha gjort klart sitt diagram kan man gå in och redigera det i efterhand. Det skall jag strax visa.
Dataetiketter och datatabell är två flikar som du själv får utforska! När du är klar går du vidare till steg 4, genom att klicka på Nästa.
Excel frågar dig nu om du vill lägga diagrammet på en egen sida eller om du vill göra det på samma blad som budgeten är skriven på. Jag väljer det senare alternativet och klickar sedan på Slutför.
Diagrammet visas nu på kalkylblad 1. Om du klickar på olika delar av det markeras olika objekt i diagrammet. Markerar du hela diagrammet, som bilden visar, kan du ta tag i det och flytta det. Du kan också redigera det, vilket jag berättar mer om i nästa avsnitt.
Tips!
Om du håller muspekaren stilla över olika delar av diagrammet får du upp en liten förklaring av vilket objekt diagrammet avbildar.
När du har markerat en del av diagrammet ser du också att relevant del av budgeten på kalkylbladet markerats. På det viset får du alltid hjälp med att orientera dig.
2. Redigera ett diagram
Diagrammet och siffrorna i budgeten hänger nu ihop. Det kan man se om man ändrar en siffra i budgeten. Då anpassas diagrammets staplar.
Anledningen är att vi angett cellernas namn för diagrammet. Hade vi däremot skrivit in värdena för hand (utan cellreferenser), hade anpassningen inte skett. Därför skall man alltid ange cellernas namn (t.ex B2) och inte deras innehåll (t.ex 14580).
Man kan både ändra siffrorna för att få staplarna att ändra sig, eller ta tag i en stapel och dra i den för att få siffrorna i budgeten att ändras.
Man kan också markera hela diagrammet och klicka på knappen för Diagramguiden. Då kan man gå in och göra justeringar av de inställningar man gjort, t.ex lägga till en rubrik, ta bort eller lägga till dataområden, osv.
Även enskilda delar av diagrammet kan redigeras. Markera först en stapel och högerklicka på den (Ctrl+klick i Mac). Då får du upp en meny med lite olika alternativ.
Formatera datapunkt låter dig redigera utseendet på stapel, t.ex ändra kantlinjer, teckensnitt och färger, samt radera diagrammet.
Diagramtyp låter dig (ibland) ändra typ av diagram, beroende på vilken del av diagrammet du markerat.
Källdata låter dig välja nytt dataområde.
Infoga trendlinje ger en extra finess till diagrammet, där man kan följa varje mätning individuellt. Det fungerar dock bara på vissa diagram.
3. Spara diagraminställningarna
Man kan spara layouten på ett diagram och återanvända det vid senare tillfälle. Detta är arbetsbesparande om man skall göra många diagram av samma typ. Då slipper man nämligen göra om samma sak flera gånger.
För att åstadkomma det markerar du först det färdiga diagrammet. Gå sedan in under menyn Diagram och välj Diagramtyp. Klicka på fliken Anpassade. Obs! Man måste gå denna väg och kan inte gå via Diagramguiden!
Klicka på alternativet Egna och sedan på Lägg till.
Skriv in ett namn och en kort beskrivning och klicka på OK. Nu kommer du tillbaka till de egna diagramtyperna och har fått in det nya alternativet i listan. Denna diagramtyp kommer sedan att liga kvar i Excel och är alltså knutet till programmet, snarare än till just den här arbetsboken. På det viset blir den alltid tillgänglig i framtiden.
För att använda det förinställda diagrammet följer du bara den vanliga arbetsgången. Men i stället för att välja Standardtyper i Steg 1 i Diagramguiden, väljer du fliken Anpassade och ditt förinställda diagram!
|
