Skaffa bra arbetsrutiner

1. Inledning

För att datorn skall underlätta för oss gäller det framförallt att lära sig använda programvaran. På mina sidor om programkunskap finner du sådan information.

Men sedan handlar det också om att ha vettiga och bra arbetsrutiner så att vår tid inte går åt till onödiga och arbetsbelastande uppgifter. Den här sidan handlar om sånt.

2. Vad är en bra arbetsrutin?

En bra arbetsrutin hjälper dig att utföra något på ett så effektivt sätt som möjligt. Den gör att du ägnar så lite tid som möjligt åt en uppgift, samtidigt som du når högsta kvalitet. Dessutom skall arbetsrutinen kännas bekväm så att du känner att du har kontroll.

För att skapa vettiga arbetsflöden måste du fundera över vad du gör, hur du gör det och hur det känns. Jämför gärna med hur andra jobbar, läs böcker, tidningar och sajter för att hitta olika sätt att göra samma sak.

Ibland handlar det om att göra små förändringar, som jag visar i avsnitt 3-5. I andra fall måste man kanske helt byta arbetssätt. Tyvärr är vi inte alltid förändringsbenägna, vilket gör att vi ibland jobbar som vi alltid gjort och därmed inte utvecklas.

Rent generellt kan man säga att förbättringar kan göras på följande områden:

Skapa ett bra arbetsflöde
Ett sådant innebär att du alltid vet var saker och ting finns. Då slipper du slösa tid på att leta efter det och kan ägna tiden åt annat.

Se avsnitt 3 och 4 för exempel på hur man skapar ett bra mappsystem och använder genvägar. I avsnitt 5 berättar jag om hur man utnyttjar programmens inbyggda funktioner för ett bra arbetsflöde.

Använd kortkommandon
I nästa alla program finns möjligheten att använda kortkommandon, som går snabbare än att klicka med musen. Kortkommandon hittar du på en särskild sida. Läs mer >

Lär dig programmens funktioner
Många gånger lär man sig inte ett program fullt ut och måste leta efter det man vill göra. Ibland missar man också små tidsbesparande finesser. Det kan handla om att använda format- eller dokumentmallar i Word eller att spara en viss stil eller inställning i ett bildbehandlingsprogram.

I de flesta fall når man samma slutresultat även om man inte utnyttjar programmet fullt ut. Men man förbrukar onödiga mängder av sin tid.

Utnyttja programmens makrofunktioner
I många program, t.ex Office-programmen och Photoshop, finns möjligheter att använda makron. Sådana innebär att man spelar in en arbetsgång som man sedan kan använda för alla liknande arbetsuppgifter. Bra när hundra bilder skall namn- och storleksändras och man inte vill göra det manuellt!

Program som automatiserar vissa arbeten
Det finns gott om program som skapats för att underlätta vår datorvardag. De flesta är shareware eller spridprogram, som är gratis eller väldigt billiga.

Exempel på sådana är program som söker igenom datorn och raderar tillfälligt lagrade filer, program som sorterar bilder, program som döper om importerade filer, osv.

På de stora filarkiven finns mängder av sådana här hjälpprogram, som ibland även kallas verktygsprogram eller utilities. Läs mer om filarkiv här > och läs mer om lämpliga program här > 

Bilden med sopkvasten visar ikonen för iClean som städar min dator från alla tillfälligt lagrade filer, cookies, oanvända genvägar, mm. Med ett musklick startar programmet och utför ett 20-tal arbetsuppgifter som jag slipper göra själv!

Operativsystemens programmeringsmöjligheter
Detta ligger i nivå med överkurs, men är något som kan skapa de riktigt intressanta arbetsrutinerna. I Windows kan man skapa egna funktioner med VBScript. Motsvarigheten i Apple OS heter AppleScript.

Svåra att komma igång med men har i stort sett inga begränsningar. Läs mer på mina sidor med surftips för utvecklaren. Gå dit >

Du hittar också mer om Windows och Mac på mina särskilda sidor om dessa system. Gå till Windows > eller gå till Mac >

Om jag får gissa så kommer operativsystemen i framtiden i allt högre grad att utrustas med små hjälpprogram, som underlättar arbetsflödet för användaren. Ett sådant finns redan i Mac OS och heter Automator (se ikonen för programmet här till höger).

3. Skapa ett bra mappsystem

Ett bra mappsystem är ett som gör att du alltid vet var du skall spara en fil och aldrig behöver leta för att hitta den igen då du behöver den.

I såväl Windows som Mac finns ett grundläggande system färdigt. Där finns i varje användares hemkatalog mappar med namn som Mina dokument, Mina bilder, Mina hämtade filer, osv.

Eftersom många program är skapade utifrån detta system och utgår ifrån det så kan det vara lämpligt att också göra likadant själv. Då handlar det mer om vilka ytterligare mappar som behöver skapas i detta mappsystem.

Sortera efter ämne
Ett bra sätt att sortera på är efter ämne. Då sorterar man t.ex privata brev i en särskild mapp och saker som hör till jobbet i en annan.

Ett annat exempel är att bilder från resan till Paris hamnar i en mapp och bilder från skidresan i en annan.

Sortera i årtalsordning
Genom att döpa mappar efter årtal (2004, 2005, 2006, osv) får man lämplig sortering. Har man många filer varje år så kan man använda månader.

Vilken sortering skall ske efter ämne och vilken efter årtal? Det gäller att hitta ett system som fungerar. I min dator har jag sorterat vissa bilder i mappar döpta efter årtal och sedan har jag mappar i dessa med sortering efter ämnen.

Men vissa bilder har jag i stället sorterat tvärtom. Där utgår jag ifrån ämnet och sedan har varje undermapp i stället olika årtal. Konstigt? Ja, men det fungerar!

Exempel 1: Jag har 2500 bilder från olika resor i datorn. Jag väljer då att sortera bilderna efter året i första hand och därefter efter namnet på de olika resorna.

Exempel 2: Jag har nästan lika många bilder på familjen. För att snabbt kunna hitta dem har jag lagrat dem i samma mapp och sedan efter årtal. I varje årtal finns sedan uppdelning mellan olika tillställningar, t.ex "julafton 2002".

Sortera efter filnamn
Det är också viktigt att döpa filerna rätt. Det finns flera system: man kan döpa filerna efter ämne, efter datum, i nummerordning, osv.

Exempel 3: Jag skickar t.ex ett brev till hyresvärden. Jag placerar brevet i mappen "Brev" och sedan i mappen "2005" och döper filen till "hyresvärden 051018". Då hittar jag snabbt alla brev till hyresvärden i datumordning.

Det hade också gått att sortera alla brev till hyresvärden i en särskild mapp. Men för mig krävs att det finns minst fem till tio filer för att berättiga användandet av en mapp. Och så många skickar jag inte till just hyresvärden.

Tips!
När man sorterar bilder väljer man oftast nummerordning. Använd då några extra nollor för att få en korrekt sortering, dvs kalla bild 1 för "bild 001", bild 2 för "bild 002", osv. Annars riskerar du att bild 11 sorteras före bild 2, eftersom datorn sorterar ettor före tvåor.

Sortera efter visualitet
Med detta menar jag att man också bör välja ett sorteringssystem där gamla filer ligger "längst bort" och nya filer finns "längst fram" och därmed mer tillgängliga.

Det som jag ännu inte hunnit åtgärda sparar jag på skrivbordet. Allt som är aktuellt finns därför alltid väl synligt och jag slipper gå djupt ner i mapphierarkin för att hitta det.

När jag blivit färdig med en fil så lägger jag den med lämpligt filnamn i "arkivet", t.ex i Mina dokument och någon av de mappar jag har där. Väldigt gamla filer, sådana som är äldre än tre år, lagrar jag på en separat hårddisk.

Uppgift 1
Hur sorterar du dina filer idag? Fundera över vilken ordning du har och vad du gör som faktiskt fungerar.

Uppgift 2
Hur gör du när du letar efter en fil? Hittar du lätt vad du söker? Hur mycket tid lägger du på att leta efter dina filer?

Uppgift 3
Fundera ut något lämpligt system för dina mappar. Ordna dina filer i rätt ordning i rätt mapp. Gör sedan om Uppgift 1 och 2 efter en eller några veckor. Tycker du att ditt nya system fungerar bättre?

4. Använd genvägar

För att lättare kunna hitta och för att spara tid krävs också att man skapar genvägar (kallas i Mac för alias).

Många program vill t.ex öppna och spara dokument överst i Mina dokument.

Om man då varje gång måste klicka sig vidare med 5-6 musklick tills man hittar rätt mapp förlorar man onödigt mycket tid.

I stället skalla man se till så att det finns bra genvägar som gör att man direkt når den relevanta mappen.

Bilden visar en genväg som jag skapade för att hitta snabbare till den här sidan medan jag skrev den. När jag var klar med sidan tog jag bort genvägen.

Du kan läsa mer om hur man skapar genvägar i Windows på sidan Några enkla övningar i Windows XP.

I Mac OS är detta oerhört mycket enklare än i Windows XP. Du kan läsa om hur man skapar genvägar på sidorna En första titt och Mappsystemet.

Tips!
Det finns ju en gräns för hur många genvägar som får plats. Genom att skapa en särskild mapp för olika genvägar kan man samla dem på samma ställe och snabbt nå dem.

Obs!
Jag vet att alla som jobbar med Windows inte håller med mig om genvägarnas fördelar. Istället förespråkar dessa personer ofta Utforskaren (Explorer på engelska, dock ej att förväxla med Internet Explorer).

När jag håller kurser i Windows XP brukar emellertid Utforskaren ofta uppfattas som besvärlig att använda och svår att förstå. Men den lite mer erfarne användaren kan ju pröva och se om Utforskaren hjälper till i arbetet.

För mig har den aldrig känts riktigt bekväm, men det har nog att göra med att jag vuxit upp med Mac som saknar sådana "nördiga" verktyg.

Uppgift 4
Räkna efter hur många gånger du klickar för att nå de mappar du behöver. Om du klickar (eller dubbelklickar) fler än fem gånger så bör du skapa genvägar i stället. Fundera över var dessa skulle kunna placeras.

Uppgift 5
Var vill programmen du ofta använder öppna och spara filer?

Uppgift 6
På vilka sätt skulle genvägar kunna underlätta för dig i ditt arbete? Ser du några nackdelar med att använda genvägar?

5. Klistra in special

Man kan även skapa bra arbetsrutiner genom att använda programmens inbyggda funktioner. Jag skall visa ett enkelt sådant här.

"Klistra in special" är en funktion som framförallt finns i Office-programmen Word och Outlook (Entourage i Mac). Den används för att man skall kunna klistra in ett urklipp på olika sätt.

Det kan vara en text man vill klistra in med eller utan en viss formatmall, en text man vill placera i ett dokument som en bild, osv.

När man kopierar text från t.ex en webbsida kopieras inte bara texten utan även det Html-format som texten har på webbsidan.

Man kopierar genom att markera texten och därefter högerklicka på den (eller Ctrl+klicka i Mac).

Då kommer en meny fram, som du ser i bilden ovan. Välj att kopiera texten. Då läggs det man markerat i urklipp, redo att klistras in.

Tips!
I vissa program finns verktyg för att spara flera urklipp i minnet. De finns då bevarade under en viss tid eller så länge minnet räcker. Läs mer om det i programmets hjälpfiler.

Det finns också särskilda sådana program för att göra mer avancerade urklipp. Sök efter dem bland filarkiven, som du hittar på mina sidor med surftips. Läs mer >

Den formatering som följer med ett urklipp ser man inte förrän man klistrat in texten i sitt Word-dokument.

För att undvika att klistra in den går man in under Redigera-menyn och väljer "Klistra in special".

Hittar man inte det så finns det kanske dolt. Klicka på dubbelpilen för att ta fram ytterligare alternativ.

Tips!
Det är dock inte alla program som Klistra in special finns. Då kan man i stället klistra in texten i ett rent textredigeringsprogram, t.ex Anteckningar, Notepad (i Windows) eller Textredigerare (i Mac). Då raderas all formatering.

När man valt Klistra in special kommer en ruta att öppnas, där man kan välja bland olika alternativ:

Det kan finnas en lång rad möjligheter, men det som jag pratat om här kallas Oformaterad text. När man klickar Ok klistras sedan texten in utan det medföljande formatet.

Det man sparar på detta är att behöva göra om urklippet eller ta bort mycket skräp som följer med. Har man t.ex kopierat text från en webbsida får man ofta med den tabell som ligger runt texten och tabeller i Word gör att texten uppför sig lite annorlunda och kan störa layouten ganska mycket.

Uppgift 7
Pröva själv att kopiera texten från en webbsida och klistra in den i ett Word-dokument. Jämför vilken skillnad det blir att klistra in den med eller utan det medföljande formatet.

Uppgift 8
På vilka sätt tror du att detta arbetssätt kan spara tid? Försök komma på tillfällen då du skulle behöva arbetsrutiner av det här slaget.