Så fungerar webbmejl

1. Introduktion

Den här sidan handlar om webbmejl, eller webbmejl som man sade förr, innan ordet hade försvenskats. Webbmejl är e-post som man inte laddar hem till sin egen dator, utan som sparas på Internet och därför går att komma åt från flera olika datorer.

Jag har testat ungefär 25 stycken olika, men valde Microsofts tjänst Hotmail eftersom många utnyttjar den och för att den är ganska lätt att använda. Förutom ett pedagogiskt gränssnitt erbjuds också förhållandevis bra säkerhet och flera användbara extrafunktioner, bl.a olika filter och sorteringsmöjligheter.

Hotmail var tidigare enbart en e-posttjänst. Numera ingår den i MSN, som omfattar en rad olika tjänster, som chat, nätauktioner, dejting, nyheter, m.m. Här kommer jag dock bara att prata om e-postdelen. MSN är också sammankopplad med .NET-tekniken, som är Microsofts försök att skapa en enhetlig plattform för sina webbsidor och programspråk.

För bara några år sedan var det svårt, osäkert och krångligt att använda webbmejl, men idag erbjuder var och varannan webbplats e-post via webben. Hotmails webbmejl, som vi skall titta närmare på här, går också att kombinera med ett vanligt e-postprogram, så att den fungerar som "vanlig" e-post.

Fördelarna med webbmejl är många. Man kan inte bara läsa sin post från vilken internetansluten dator som helst, ytan kan dessutom använda sitt konto som en tillfällig back-up, t.ex för viktiga brev eller bilder. Sedan går det ju också att se vilka brev man har fått och slänga alla man inte vill läsa, utan att behöva tanka hem dem först.

Nackdelarna är förstås inte helt oviktiga. Först och främst måste man vara uppkopplad hela tiden, vilket är dåligt för alla oss som saknar fast internetanslutning. Med webbaserad e-post kan man inte alltid ladda hem alla brev till sin dator och läsa dem offline, som man kan med ett vanligt e-postprogram. Ett annat problem kan vara att bifogade filer visas och tolkas i stället för att ligga som bilagor: Om jag skickar en HTML-formaterad text till mitt webbmejlkonto, kommer filen inte att ligga som en bilaga utan visas ihop med den övriga texten i brevet. Då kan jag inte lika enkelt kolla koden, osv.

Säkerheten är alltid omdiskuterad och de stora gratistjänsterna utsätts ideligen för intrångsförsök. Utrymmet på kontot kan också vara en begränsning. Tidigare hade man 1 MB till godo på sitt konto, men det har sedan ökat efter hand. När detta skrivs är siffran i stället 2 MB.

Man måste alltid se till att rensa bland sina brev, annars riskerar man att inte få alla nya brev som dimper in. Ytterligare en nackdel är att man efter ett tag, när adressen blivit känd, får ganska mycket reklam, vilket kan vara tröttsamt. Vissa gratis webbmejltjänster finansierar också sin verksamhet genom att sälja sina kunders e-postadresser vidare.

2. Skaffa ett Hotmail-konto

För att skaffa ett Hotmail-konto måste du först gå till deras startsida, som finns på adressen www.hotmail.com.

Klicka på denna länk för att öppna Hotmail!

Hotmails startsida är fylld av information. För att underlätta har jag lagt in siffror och här kommer förklaringarna.

Överst hittar du MSNs alla sektioner. Botanisera gärna bland dem. Allt är gratis och riskfritt, så länge du inte lämnar ut ditt kreditkortsnummer.

Fliken "Logga in" kommer alltid upp. Eftersom vi inte har något konto hos Hotmail är det fliken "Registrering av nytt konto" vi skall använda.

Överallt hittar man länkar och små annonser för alla de tjänster MSN tillhandahåller. Samma sak gäller här som tidigare: leta själv under dem för att se om du hittar något intressant.

MSN har en logotyp som ser ut som en fjäril. På sådana ställen visas också mycket av den reklam som förekommer. Det kan dock ibland vara svårt att se vad som är reklam och vad som är nya sidor på sajten.

I mitten hittar du den ruta du skall använda då du väl har anmält dig och fått ditt e-postkonto. Här skriver man in sin adress och sitt lösenord och klickar på "Logga in".

Man kan bli inloggad automatiskt, men det bör man bara göra om man är ensam om datorn. Delar man dator med andra kan man klicka i rutan "Jag använder en offentlig dator".

Har man glömt sitt lösenord kan man enkelt få hjälp. Man kan ge sig själv ledtrådar, t.ex "Grannens hund", så vet man att lösenordet är "Aristoteles".

Klicka på länken "Registrering av nytt konto".

Du kommer nu till en ny sida, där det står Registrering längst upp. Under den finns det lite information om .NET-tekniken, som jag nämnde tidigare.

Profilinformation
Först fyller du i för- och efternamn, samt uppgifter om var du bor, när du är född, etc. Du måste fylla i alla uppgifter, men det finns inget som säger att du måste tala sanning. Det kan dock vara bra att göra det för du blir avstängd om det visar sig att du ljugit. Dessutom kan det vara svårt att få bra support, om något skulle strula eller om du behöver annan hjälp.

Du skall välja vilken adress du vill ha. Tänk på att detta inte går att ändra i efterhand.

Din e-postadress bör inte vara för krånglig. Det vanligaste är att man skriver förnamn_efternamn eller kombinerar sitt namn på liknande sätt.

En del väljer i stället namn de tycker är tuffare. Tänk bara på att de som skall skicka brev till dig bör ha en rimlig chans att komma ihåg din adress. Väljer du t.ex zzzzzap som förled i adressen, kan det vara svårt att få alla z rätt.

Lösenordet måste innehålla minst sex tecken. Undvik också svenska tecken och försök variera bokstäverna.

Lösenordet skall man skriva in två gånger.

Exempel: Du väljer lösenordet "Aristoteles", men väljer att stava det så här:

AriStoteLes

På det viset blir det mycket svårare för någon att knäcka ditt lösenord och använda ditt konto. Men observera att du måste komma ihåg lösenordet! Annars kan du inte längre nå ditt konto för att läsa din post.

En hemlig fråga är till för att du skall ge dig själv hjälp om du glömmer av vilket lösenord du har. Vid siffran 6 på översta bilden fanns en länk med texten "Har du glömt ditt lösenord?". Klickar man på den får man upp sin hemliga fråga.

Exempel: Jag väljer alternativet "Favorithusdjur" och som hemligt svar anger jag "Grannens hund".

Obs!
Skriv inte in ditt lösenord som svaret på din hemliga fråga. Då kan i princip vem som helst komma åt ditt konto!

Om du vill komma med i olika adressregister kan du klicka i de två kryssrutorna. Men eftersom du förmodligen kommer att meddela alla dina vänner vilken adress du har, kan du lika gärna säga nej.

Till sist finns en liten ruta där du skall skriva av siffrorna. Detta görs för att man inte skall kunna skapa konton automatiskt.

Det finns nämligen program som klarar att fylla i alla uppgifter och anmäla tusentals konton. Sedan kan de skicka ut reklam. Detta förhindras via denna rutan där registreringen måste ske manuellt.

Siffrorna ser underliga ut och alla extra streck är till för att lura alla de program som kan tolka bilder för att på så vis kringgå den manuella registreringen.

När alla dessa är ifyllda har du några saker till att göra. Först och främst skall du uppge hur mycket av dina uppgifter du vill att andra skall kunna se när du är inloggad.

Jag är osäker på vad detta innebär i praktiken, men det verkar som om man måste kryssa i en av rutorna. Lämpligen väljer man då den första, att man bara talar om vilken e-postadress man har.

Slutligen måste du acceptera det avtal Microsoft ingår med dig. Läs gärna igenom om du vill och klicka sedan på Jag Accepterar.

Felmeddelanden

Om gratulationssidan kommer upp är det bara att tacka och bocka. Oftast har man dock fyllt i några uppgifter fel. Så här kan det se ut:

När registreringen är klar

När registreringen är klar klickar du på "Fortsätt". Du slussas nu vidare genom en eller ett par juridiska sidor och liknande. Du ser själv vad du skall göra, t.ex klicka i rutan som heter "Jag Accepterar".

På sidan med "Erbjudanden" får du frågan om du vill ha prenumerationer. Man måste inte välja något här och det går alltid att prenumerera i ett senare skede. Genom att inte kryssa i något slipper man också ganska mycket direktreklam.

3. Så här använder du Hotmail

Startsidan

Som jag skrev tidigare så ingår Hotmail i ett paket, som heter MSN. När man loggar in på sitt konto får man därför alltid se en startsida där dessa tjänster ingår:

Längst upp hittar du de olika sektionerna som finns i MSN-paketet. Där kan du botanisera själv så småningom.

De olika flikarna leder till olika sektioner på ditt konto. Förutom startsidan finns här även en Inkorg eller brevlåda, där du hittar alla dina meddelanden.

Under Skriv finns verktyg för att skriva egna mejl. Under Kontakter kan du skapa adressböcker.

Klickar du på Alternativ hamnar du på en sida där du kan ändra dina personuppgifter, lösenord, m.m.

Översikten visar dels hur många procent av ditt utrymme du använder, dels hur många nya brev du fått. Sparar du många mejl eller har mejl som innehåller bifogade filer, upptäcker du snart att din brevlåda snabbt blir full.

Tips!
Jag brukar spara mejlen ett tag på mitt webbkonto. När breven inte längre är aktuella raderar jag dem eller sparar på min dator. Tänk på att breven inte ligger kvar för all evighet utan raderas efter en månad.

Som jag redan nämnt finansieras e-posttjänsten med reklam. Du kommer därför att se många erbjudanden om saker du kan prenumerera på, läsa, beställa eller utnyttja på andra sätt.

Till sist finns det en del hjälp och tips att få. Du hittar dem till höger, både längst upp, under Hjälp, och längst ner. Känner du dig osäker får du ofta bra vägledning härifrån.

Inkorgen

När du klickar på länken som leder till inkorgen, får du upp en ny sida:

Här finner du först och främst information om vilken sektion du befinner dig på, samt vilket konto du just nu använder. Kontot är detsamma som din e-postadress.

Mitt på sidan hittar du alla de meddelanden som kommit in till kontot. Varje brev har en egen rad. För att läsa ett brev klickar man på länken.

Oläsa brev markeras annorlunda är markerade. Genom att klicka i rutan till vänster om ett meddelande, kan man sedan välja om man vill radera brevet eller om man vill flyta det till en annan mapp (se även nedan).

De brevkorgar man har tillgång till visas i listan till vänster. Man kan enkelt skapa nya mappar om man behöver det.

Man kan sortera breven i olika ordning, efter avsändare, datum, ämne. Observera att man kan sortera sina brev i fallande datumordning, genom att klicka på "Datum". Då får man en pil som pekar neråt i stället för uppåt!

Tips!
För att logga ut från Hotmail kan man klicka där det står Logga ut. Det går också bra att stänga av webbläsaren eller det fönster Hotmail är öppet i.

4. Skicka ett brev

Titta på bilden här nedanför. Den visar hur det ser ut när man skall skriva ett brev. Klicka på fliken Skriv (Compose) längst upp. En ny sida öppnas nu. Lägg märke till att Skriv-fliken blir blåfärgad. Det betyder att du nu är på denna avdelning.

Längst upp ser du också din e-postadress. Alla adresser består av en unik början, t.ex "jonaswebresurs". Därefter följer "@" som talar om att nu kommer adressen till e-postservern som brevet är skickat från eller skall skickas till: "hotmail.com".

I fältet som heter "Till:" (på engelska "To:") skriver du in adressen till den du vill skicka brevet. Du kan skriva in flera adresser och skiljer dem då åt med kommatecken och mellanslag.

Kopia skickar man till den som skall få kännedom om brevet. En vanlig förkortning för kopia är Cc:. Hemlig kopia kallas ibland Bcc:. I detta fält kan du skriva in adressen till någon som skall få en kopia av brevet, som de i To: och Cc: inte får reda på.

Som du ser är Till: en länk. Här kan du nämligen nå din adressbok, om du skapat någon. Samma funktion fyller knappen som heter "Snabbadresslista". Läs mer om det längre ner.

Brevets ämne eller rubrik talar om för mottagaren vad brevet handlar om. Gör texten kort med kärnfull. Använd 5-6 ord för detta.

Verktygen gör det möjligt att lägga in färger och andra texteffekter i brevet. Brevet får då HTML-format, dvs det förvandlas till en slags hemsida.

Om du använder verktygen så tänk då på att detta gör brevet betydligt större, dvs det tar lägre tid att skicka och ta emot. Dessutom kan inte alla se effekterna, om de har HTML-visning frånslagen.

Här skriver du in den text som brevet skall innehålla. Du kan skriva väldigt långa brev, men tänk på att göra radbrytningar var 4-5 rad. Annars blir texten svårläst.

Använd dig gärna av smilies för att uttrycka dina känslor: Läs mer >

Kolla också upp sidan om nätjargong: Läs mer >

Tips!
Om du inte vill sitta uppkopplad mot Internet medan du skriver brevet går det ju bra att först skriva det i Word eller annat ordbehandlingsprogram på datorn. Sedan kan du bara kopiera texten och skriva in den och skicka brevet.

När du är klar och har kollat att allt är rättstavat och att du skrivit in adressen korrekt, klickar du på "Skicka" för att skicka iväg brevet.

Tips!
Till vänster om Skicka-knappen hittar du en ruta och texten "Spara kopia i mappen Skickade meddelanden". Bocka i rutan om du vill att en kopia av ditt brev skall sparas.

Obs!
Numera sparas inte breven så länge. Alla sparade brev raderas automatiskt efter en tid, med Hotmail brukar förändra tiden med jämna mellanrum. Kontrollera därför hur länge dina brev sparas så att du inte blir av med dem.

Som du ser kan du också spara brevet som ett utkast om du vill fortsätta någon annan gång med det. Knappen "Avbryt" raderar allt du skrivit.

När du skickat ett brev får du upp frågan om mottagarens adress skall sparas i Snabbadresslistan. Den består av de vanligaste adresserna.

Genom att klicka på en adress hamnar den automatiskt i Till-fältet. Självklart kan man också redigera den. Klicka bara på texten "snabbadresslistan" så kan du läsa mer.

5. Bifoga en bilaga

Bilagor (attachments) är filer som skickas med själva brevet. I princip alla slags filer kan skickas med. Det som kan hända med bifogade filer är att de inte går att öppna när de kommer fram. Vanligast är att filen har blivit förstörd på vägen - även om det numera blir allt mer sällsynt.

En annan anledning till att bilagor inte går att öppna, är att man skickat en fil med ett filformat som kräver ett särskilt program för att kunna öppnas. Det kan vara en fil från ett bokföringsprogram, en bildfil i ett underligt format, osv. Känner du dig osäker på vilka filformat man kan använda skall du titta på sidan Vanliga filtyper. Läs mer >

Titta i bilden ovan. Där fanns siffran 8 vid knappen Lägg till bifogade filer. Klickar man på den hamnar man på en ny sida:

Först klickar du på knappen Bläddra och letar upp den fil du vill bifoga. Du kan bifoga hur många filer du vill, men Hotmail tillåter bara att du skickar mejl med en sammanlagd vikt av 1.024KB. Det är lite mindre än vad man får plats med på en diskett.

När du letat upp filen klickar du på Bifoga för att skicka upp bilagan till Hotmail. Vill du bifoga flera filer går du sedan till Bläddra igen och gör om förfarandet.

I listan ser du de filer du bifogat. Där står också den sammanlagda vikten filerna har. Har man en för stor fil kan man först komprimera den med något program avsett för det. På sidan om WinZip har jag beskrivit mer om hur det går till. Läs mer >

När alla filer är bifogade klickar du på Ok. Du kommer nu tillbaka till Skriv. När man skrivit det man vill i själva brevet klickar man på "Skicka" och så är brevet med alla bilagor skickat!

Den som tar emot ett brev med bilagor märker att något är bifogat genom att dessa filer är märkta med ett gem. För att läsa en bifogad fil måste man ha det program som krävs för att öppna filen, som jag nämnde tidigare. Man kan också välja att ladda ner filen till sin egen dator utan att öppna den.

Ibland kommer inte bilagorna fram som de skall. Då måste man göra om proceduren eller be den som skickade brevet att göra det. Tänk också på att aldrig öppna bifogade filer som är okända. Sådana filer kan innehålla virus.

6. Skapa en adressbok

Om man använder sitt e-postkonto mycket, kommer man snart att vilja utnyttja de finesser som finns inbyggda. Adressboken är en sådan.

Klicka på fliken Kontakter, så kommer du till en sida med följande utseende:

För att skapa en ny kontakt klickar du på någon av knapparna. Du kan antingen lägga in enskilda personer eller listor med flera olika adresser.

Alla dina kontakter hamnar sedan sorterade efter sina smeknamn, i kategorierna "Personer" och "Grupper". Som du ser har jag inte skapat några kontakter ännu på mitt konto.

Du kan alltid redigera eller ta bort den eller de kontakter du har skapat.

Alla adresser man lägger upp kan man komma åt genom att klicka på "Till:" (To:) när man skall skriva ett brev. Du kan också välja ut dina favoriter och lägga in dem i snabblistan.

7. Skapa en ny mapp

Klicka på fliken Alternativ, så kommer du till en sida med följande utseende:

I listan ser du alla de mappar eller brevlådor du har på ditt konto. Varje mapp r försedd med information om hur många brev som finns sparade och hur mycket utrymme de tar upp.

Du kan skapa nya mappar genom att klicka på Skapa ny. Sedan kan du alltid ändra namn och redigera dem i efterhand.

Längst till höger hittar du en sammanställning över alla dina mappar och hur mycket plats du har på kontot.

Ett tips är att ha senaste veckans brev i Inboxen och sedan slussa dem vidare till de olika mapparna efter hand de blir inaktuella. På så vis slipper man mötas av en överfull brevlåda varje gång man kollar sin post. Genom att hålla ordning arbetar man ju självklart också snabbare!

Placera ett meddelande i en mapp

Gå till Inkorgen. Markera brevet genom att kryssa i rutan framför det och klicka sedan på knappen Flytta till. Nu tankas brevet över i rätt mapp. Skickar du det fel kan du alltid gå in i den mappen, kryssa i markeringsrutan, välja en ny mapp i väljaren och sedan klicka "Move to" på nytt.

Lycka till!