Så fungerar Outlook

1. Inledning

Den här sidanger dig en kort introduktion till de viktigaste funktionerna i e-postprogrammet Microsoft Outlook. Jag har använt mig av version 2002, men det jag säger bör kunna användas för både äldre och yngre versioner. Dessutom fungerar Outlook ungefär som de flesta andra programmen för e-post.

Du kommer att få lära dig att göra programmet körklart, hämta och skicka brev, använda bilagor, signaturer, skapa mappar och använda regler.

Sidan kompletterar de andra sidorna om e-post: Så fungerar e-post och Så fungerar webbmejl, som finns i samma sektion som den sida du just nu läser.

2. Gör programmet körklart

Första gången du startar Outlook får du ett välkomstmeddelande där du skall klicka Nästa.

Nästa ruta frågar dig om du vill uppgradera", dvs om du tidigare har använt dig av något e-postprogram och om Outlook skall hämta dina inställningar ifrån det.

Det kan vara sådant som vilka brevlådor du vill använda, olika adressböcker, osv. Överföringen brukar normalt gå utmärkt, men självklart skall man senare alltid kolla så att allt blivit rätt.

Nästa ruta frågar vilket namn du vill använda då du skickar post. Namnet är det som mottagaren ser som avsändare. Detta går alltid att ändra i efterhand.

Du skall också fylla i din e-postadress, namnet på e-postservern, kontonamn och lösenord. Du hittar sådana uppgifter på det papper du fick från din internetleverantör eller där du skaffat e-postadressen.

Du skall också ställa in hur du vill ansluta till ditt konto. Datorn behöver veta om den skall använda det inbyggda modemet eller om den skall koppla upp sig via nätverkskortet över något visst nätverk. Sitter du på ett större företag är du förmodligen ansluten till ett nätverk, men hemifrån använder du förmodligen vanligt modem eller bredband.

När du slutfört din registrering av uppgifterna startar programmet. Du får eventuellt några fler frågor, t.ex om du vill importera adresser och liknande från något annat e-postprogram. Här svarar man efter eget omdöme och vad man själv vill.

3. Programvy

När du öppnar programmet första gången, hamnar du i Inkorgen. Inkorgen består av tre delar och vi skall titta på de två första här och själva Inkorgen i nästa avsnitt.

Verktygsfälten
Eftersom Outlook ingår i Office-paketet, känns en hel del av verktygen igen. Överst hittar du som vanligt två verktygsfält, men förutom de vanliga funktionerna för att öppna, spara, skriva ut och liknande, finns också knappar för att skicka ett brev, svara på ett brev, m.m.

Genvägarna
Till vänster i Inkorgen hittar du avdelningen med genvägar till olika mappar och funktioner i programmet. Bilden här till höger visar hur den ser ut.

Outlook idag innehåller dagens händelser av kalenderuppgifter, anteckningar, m.m.

Inkorgen visar alla mejl i brevlådan.

Kalendern omfattar alla saker du har på gång. Den går att synkronisera med andra användares kalendrar, din handdator eller mobil, etc. Läs mer i hjälpen för sådan lite mer avancerad information.

Kontakter är din adressbok med dem du ofta kontaktar.

Uppgifter är stället där du skriver in saker du skall göra och när du måste göra dem - funkar ungefär som kalendern.

Anteckningar kan du skriva in i form av små meddelanden och annat som du ofta använder och inte vill skriva många gånger.

Borttaget innehåller breven du slänger, innan du tar bort dem permanent.

Allra längst ner i bilden ser du två knappar som leder till Mina genvägar respektive Övriga genvägar. Jag kommer att återkomma till dem längre ner på sidan, då jag berättar om hur man skapar egna brevlådor, m.m.

Under varje sektion som genvägarna leder till kan du göra olika saker. Menyerna och valen på de olika knapparna förändras en aning så att du kan skapa ett nytt meddelande när du befinner dig i Inkorgen, men samma knapp skapar en ny anteckning i Anteckningar, osv.

Du har alltid nytta av att titta under de olika menyerna och knapparna och se efter vad som finns där. Skriv upp vilka ändringar du gör, så kan du alltid återställa programmet om du inte skulle bli nöjd. För att hjälpa dig lägger jag in olika tips, t.ex detta:

Tips!
Man kan få programmet att permanent ta bort alla raderade brev då programmet stängs av. Gå in under menyn Verktyg, välj Alternativ och fliken Annat.

Bocka för rutan att programmet skall slänga allt i papperskorgen.

Tänk bara på att ett raderat meddelande inte går att återskapa.

4. Inkorgen

Den tredje delen du ser när programmet startas, är Inkorgen. Den visar alla de brev man har fått:

Längst upp ser du de olika breven, som ligger ordnade i rader. Varje brev har sedan också ett antal kolumner. Från vänster till höger är anger de meddelandets prioritet (hur viktigt det är). Denna funktion används dock sällan.

Sedan ser man om brevet är öppnat eller inte. En funktion som heter "flaggning" kan tillämpas för vissa brev, men som ensam användare har man sällan någon användning för det. Företag med mycket internpost kanske kan utnyttja prioritet och flaggning på bättre sätt.

Gemet anger om meddelandet har någon bilaga. I Från-kolumnen ser man vem brevet är från. Sedan följer kolumner till höger som är ganska enkla att förstå: vilket ämne brevet har, när det togs emot, hur stort det är, osv.

Längst ner förhandsgranskas de mejl man markerar i listan. Denna funktion är fullständigt idiotisk. Varför?

Jo, ett av de vanligaste sätten att få in virus i datorn är att få dem via e-postmeddelanden. Det räcker med att Outlook läser eller förhandsgranskar ett mejl, för att viruset skall aktiveras. När du alltså klickar på ett meddelande i listan och det förhandsgranskas, har du plötsligt aktiverat viruset. Men för att ta bort viruset måste du först markera det i listan!

Stänga av förhandsgranskning

Därför skall vi stänga av denna funktion. Gå in under menyn Visa och klicka bort Förhandsgranskning. Nu ser du att fönstret längst ner på Inkorgen stängs.

Hur läser man meddelanden?

Dubbelklicka på ett meddelande för att läsa det. Brevet öppnas i ett nytt fönster.

Här har jag öppnat välkomstbrevet från Microsoft.

I bilden har jag skurit bort den högra delen av brevet för att få plats.

I den blå namnlisten får du uppgifter om bevets formatering. Här har brevet skickats som HTML. Det betyder att bilder och diverse texteffekter finns med - och potentiellt också virus. Jag berättar om hur man kan stänga av det längre ner på sidan.

Under namnlisten hittar du knappar för att svara avsändaren, svara alla (inklusive alla dem avsändaren skickade till). Du kan också vidarebefordra brevet, alltså skicka brevet vidare till någon annan. Du kan också skriva ut det, flytta det till en annan mapp (se nedan), radera det, osv.

På raden under finns eventuellt meddelanden om fel. Här står det att brevet innehåller kod som programmet inte förstår. Det kan man strunta i. Men visst är det intressant att Microsoft skickar ut ett välkomstbrev som Outlook inte kan läsa?!

I nästa del hittar man information om vem brevet är från, vem det är till och vilket ämne eller rubrik brevet har. Observera att avsändaradressen går att förfalska för att lura dig att öppna det. Var därför alltid försiktig.

Tips!
Eftersom ett virus kan sprida sig då brevet öppnas, kan det vara riskfyllt att läsa det på vanligt sätt. Genom att markera det i Inkorgen och låtsas svara på det - genom att trycka på Svara-knappen - kan man undvika vissa risker. Då kan man läsa brevet ändå. Är brevet en förfalskning slänger man både det låtsade svarsbrevet och sedan också brevet i Inkorgen.

Slutligen följer själva brevet. Här har jag stängt av bildvisningen och de platser där bilder skulle funnits finns i stället rutor med röda kryss i.

Eftersom brevet har formen av en hemsida, med bilder och länkar, kommer brevet att laddas långsammare. Dels måste programmet tolka brevet noggrannare och dels måste alla bilder hämtas hem.

E-postformat

Om man tröttnar på HTML-formaterad e-post kan man välja att visa enbart som text.

Gå in under menyn Verktyg och välj Alternativ och sedan fliken E-postformat. Välj Oformaterad text i listan och bekräfta med Verkställ.

På detta sätt slipper man inte bara bilder, utan ökar också säkerheten så att programmet inte läser scripts och liknande källor till virus. Självklart kan man senare återvända till HTML-läget om man skulle vilja det.

När ett meddelande slängs...

När du raderat ett brev dyker nästa upp automatiskt. Även detta tycker jag att man skall stänga av, för att inte riskera att ett smittat brevöppnas.

Gå in under menyn Verktyg - Alternativ och klicka på knappen E-postalternativ.

I listan för meddelandehantering väljer du att återvända till Inkorgen, i stället för det förvalda alternativet: att öppna nästa brev. Godkänn med Ok.

Skapa nytt brev Gå till Inkorgen. Klicka på knappen för nytt e-postmeddelande, som du ser på bilden.

Eftersom Outlook är integrerat med de andra Office-programmen, startas Word när du vill skriva ett meddelande. Det går inte så mycket att göra något åt.

Personligen ogillar jag att andra program öppnas utan att jag kan kontrollera det, men jag har inte lyckats hitta något bättre alternativ.

När du skapar ett nytt meddelande finns några olika detaljer att nämna.

Överst hittar du samma menyer och verktygsfält som i Word.

Man använder dem framförallt då man vill skriva HTML-formaterade brev.

Se sidorna om Word om du vill lära dig vad alla verktyg är till för. Läs mer >

Nästa rad innehåller knappar för att skicka meddelandet, bifoga filer, osv. Jag återkommer strax till dem.

I fältet Till: skriver du mottagarens e-postadress. Du kan skriva till flera personer samtidigt. Skilja adresserna åt med kommatecken följt av mellanslag.

Kopia: Vill du skicka en kopia av brevet skriver du adressen här. Den som får ett mejl som kopia uppfattar det som att det är förkännedom, men att man inte behöver reagera på det.

Ämne: Här skriver du en kort förklaring av vad brevet handlar om. Använd 4-5 ord och försök vara kärnfull.

I fältet underst skriver du själva brevet. Använd radbrytningar för att göra det lättare för mottagaren att läsa ditt meddelande. Var tydlig med det du skriver!

Underst hittar du visningslägen och liknande, precis som i Word. Se sidorna om Word om du vill lära dig vad dessa verktyg är till för. Läs mer >

Bifoga filer

Bilden visar en del av det brev vi har framför oss och som vi snart skall skicka. När du är klar och har kontrollerat att mottagarens adress är korrekt, skall du skicka iväg det med knappen Skicka.

På samma rad kan du också bifoga filer. Klicka på knappen med pappersklämman som symbol.

Leta upp den fil du vill bifoga ditt brev. Bilagan dyker sedan upp under ämnesraden i mejlet.

Vilka filer skall man bifoga? Allt som inte är rena textfiler kan man skicka med. Specialfiler som tillverkats i obskyra program kan man först försöka spara i ett läsvänligt format, ifall mottagaren inte har programmet installerat. Tänk också på att stora filer tar lång tid att skicka och lång tid att ta emot om du har vanligt modem.

Känner du dig osäker på vilka filformat man skall använda kan du titta på min sida Vanliga filformat. Läs mer >

I adressboken kan du samla adresser och här kan du enkelt nå dem. Du hittar också möjligheter att skicka en hemlig (dold) kopia, det som även kallas Bcc (Blind Carbon Copy). Då skickas brevet dels till en mottagare och dels till en hemlig mottagare, som den "vanliga" mottagaren inte ser.

Man kan ställa in prioritet och flaggning om man vill, som jag berättade om ovan. Prioriteten bestämmer ju dock den som tar emot brevet, eller hur?

På samma rad hittar du snabbknappar för om brevet skall skickas oformaterat eller som HTML.

Under Alternativ också lägga till sin signatur. Det är en avslutning på brevet där man anger sin svarsadress, telefonnummer, osv. Genom att lägga till sådan information i en slags databas, slipper man skriva om den varje gång man skickar ett brev.

5. Skapa en signatur

Bilden till höger visar hur man lägger till en signatur till sitt brev.

Eftersom vi inte använt programmet tidigare har vi ännu inga signaturer att lägga till. Därför skall vi skapa dem nu.

Man lägger till signaturer när man skapar ett nytt mejl.

Eftersom man kan ha flera olika signaturer anger man först en titel, så att man vet vilken signatur man väljer.

Jag har en som heter "Jobb" med uppgifter om min adress och telefon till min arbetsplats. "Privat" har adress och telefon hem, "Neutral" har bara mitt namn och e-postadress, osv. Alla dyker upp i listan då man skapat dem.

Signaturen skrivs i textfältet. Byt inte teckensnitt eller storlek på texten om du inte tänker skicka HTML-formaterad e-post.

När du skrivit in uppgifter för en signatur skall du klicka på Lägg till. Då uppdateras listan med signaturer.

Längst ner i bilden ser du att jag har tagit bort standardsignatur, eftersom jag inte alltid vill skicka med min signatur. Ett problem med Outlook är att man då inte kan lägga in sin signatur efter att man skapat ett nytt meddelande. I stället vill programmet att man talar om vilken signatur man vill använda innan man skapar ett nytt meddelande.

Detta är naturligtvis irriterande och fungerar betydligt bättre andra e-postprogram. Det är ju möjligt att jag har fel men har inte hittat någon smidig lösning, varför jag inte går vidare in på detta i denna grundkurs. Har du en smart lösning är jag självklart tacksam om du skickar den till mig!

Ett tips är därför att man använder sig av en standardsignatur, t.ex Hälsningar och namnet ett par rader längre ner. Sedan kan man manuellt gå in och kopiera den text man skrivit som t.ex sin jobbsignatur och klistra in den underst i brevet.

6. Mappar

Ganska snart kommer du att upptäcka att du behöver sortera dina brev. Det räcker inte med att samla allt i Inkorgen, utan du behöver kanske en brevlåda för privat post, en för jobbet, en för gamla och sparade brev, osv.

Längst ner till vänster hittar du en knapp med texten Mina genvägar.

Under denna hittar du några mappar för olika brev. Här finns t.ex en Utkorg, som visar de brev du ännu inte skickat.

Utkast är brev du påbörjat men inte skickat iväg till Utkorgen.

Journal är en av alla de automatiska finesser som finns i programmet, där e-postfunktionen kopplas ihop med kalender och adressboken. Den som vill kan titta mer på denna tjänst. Själv använder jag den inte.

Outlook Update är dels ett sätt att uppdatera programmet och dels ett sätt att lära sig mer om det. Outlook aktiverar webbläsaren för denna och man kopplar alltså upp sig mot en sida hos Microsoft.

Jag har här också skapat en mapp som heter Jobb. Jag har valt att lägga den i "Mina genvägar", men det hade gått lika bra att lägga den under "Genvägar i Outlook" eller skapa en helt ny grupp.

Välj knappen Nytt längst upp till vänster.

Klicka på den lilla pilen för att få upp flera alternativ, som bilden visar.

Välj att skapa en mapp. Skriv in ett namn för mappen, t.ex Jobb eller Sparade.

Du måste välja vad för typ av innehåll du vill samla i mappen, t.ex meddelanden och inlägg. Du kan också välja att spara mappen i en annan mapp om du vill.

Godkänn med Ok. Sedan dyker mappen upp i vänsterkolumnen. Här har jag skapat en mapp som heter "Jobb".

7. Regler

En annan användbar funktion är att använda sig av regler. Det kan t.ex vara så att man vill att alla Pelles mejl skall hamna i brevlådan Pelle direkt, eller att vissa meddelanden skall sorteras i olika mappar. Man kan på detta sätt effektivisera sitt arbete med e-post, vilket sparar mycket tid, i synnerhet om man får många mejl.

Gå in under Verktyg - Regelguiden.

Man kan tillämpa regler på olika mappar, men här tittar vi bara på hur man styr Inkorgen.

Klicka på Ny och börja med en tom regel i den nya rutan som dyker upp.

Välj de alternativ du tycker verkar bra. Jag vill t.ex att alla nya meddelanden skall kontrolleras.

Klicka på Nästa.

Eftersom jag vill att alla Pelles och Stinas mejl skall hamna i mappen Jobb, väljer jag följande inställningar: Jag bockar för "från personer eller distributionslista".

Eftersom jag har både Pelle och Stina i min adressbok går jag in under länken i det undre fönstret.

Har man inte personerna i sin adressbok går det lika bra att skapa dem där. Klicka i så fall på knappen Ny och lägg till dem.

Obs!
Det är viktigt att du även flyttar över namnen du skapat, från vänster till höger, med knappen Från. Annars kommer du att få upp ett felmeddelande när du försöker gå vidare.

Eftersom jag också vill att alla brev som innehåller ordet "Pelle" eller "Stina" också skall hamna i Jobb-brevlådan, rullar jag ner en bit i den övre listan och bockar för "med ordet/orden i ämnet eller texten". I den undre rutan klickar jag på länken Specifika ord" och skriver in "Pelle" och "Stina".

Sedan klickar jag på Nästa. I nästa steg skall man tala om för programmet vad man vill göra. Eftersom jag vill flytta meddelandena från och om Pelle och Stina, väljer jag att bocka i det första alternativet: "flytta till mappen". När texten dyker upp i det undre fönstret klickar jag på länken och anger mappen "Jobb".

Jag vill även spela upp ett litet ljud, så att jag vet att något har hänt i mappen.

Som du ser läggs alla nya regler till i det undre fönstret.

Slutligen väljer jag att kalla regeln för "Jobb" och klickar på Slutför.

I regelguiden syns sedan regeln i listan, som bilden visar.